شیئرپوائنٹ ورک فلو کا جائزہ
شیئرپوائنٹ ورک فلو آٹومیشن کے ساتھ کاروباری عمل کو آسان بنا سکتا ہے۔ یہ طریقہ کار کو ٹریک کرنے، وسائل کا نظم کرنے اور علم کی منتقلی میں مدد کرتا ہے۔ پہلے سے تعمیر شدہ ورک فلو جیسے منظوری کے عمل اور درخواست کا انتظام دستیاب ہے۔ لیکن پاور آٹومیٹ کے ساتھ ورک فلو کو حسب ضرورت بنانے سے تنظیموں کو اس سے اور بھی زیادہ فائدہ اٹھانے میں مدد مل سکتی ہے۔
SharePoint میں ورک فلو بنانے کے لیے:
- اس سائٹ پر جائیں جس پر آپ ورک فلو شامل کرنا چاہتے ہیں۔
- سائٹ کی ترتیبات کے صفحے پر جائیں۔
- 'سائٹ ایکشنز' مینو سے 'سائٹ کی خصوصیات' کو منتخب کریں۔
- 'شیئرپوائنٹ ڈیزائنر میں ایک ورک فلو بنائیں' پر کلک کریں۔
شیئرپوائنٹ ڈیزائنر آپ کو ورک فلو کے پہلوؤں کو بصری طور پر اپنی مرضی کے مطابق کرنے دیتا ہے۔ ایسے حالات پر نظر رکھیں جو کام کا بہاؤ شروع کرتے ہیں اور ذمہ دار افراد کو کام تفویض کرتے ہیں۔ آٹومیشن سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے، عمل کو آسان بنانے کے لیے پاور آٹومیٹ ٹیمپلیٹس کا استعمال کریں۔
ان SharePoint سیٹ اپ ٹپس کے ساتھ ورک فلو کو آسان بنائیں!
شیئرپوائنٹ میں ورک فلو ترتیب دینا
SharePoint میں متعین مقاصد اور شناخت شدہ عمل اور شرکاء کے ساتھ ایک ورک فلو ترتیب دینے کے لیے، آپ کو صحیح مراحل پر عمل کرنے کی ضرورت ہے۔ اس سیکشن میں، ہم کام کے بہاؤ کے لیے مقاصد کی وضاحت، عمل اور شرکاء کی شناخت، ورک فلو کے مراحل اور اعمال کو ڈیزائن کرنے، اور ورک فلو ٹیمپلیٹس بنانے کے ذیلی حصوں پر مختصراً تبادلہ خیال کریں گے۔ یہ اقدامات SharePoint میں ورک فلو بنانے کے لیے ایک جامع حل فراہم کریں گے۔
ورک فلو کے مقاصد کی وضاحت کرنا
میں کامیابی کو یقینی بنانے کے لیے شیئرپوائنٹ ، مقاصد کو واضح طور پر بیان کیا جانا چاہئے۔ اہداف حقیقت پسندانہ ہونے چاہئیں اور تنظیم کی ضروریات پر توجہ مرکوز کرنی چاہیے۔ KPIs یا کامیابی کے دیگر اقدامات کی وضاحت میں ابتدائی طور پر اختتامی صارفین کو شامل کریں۔ مزید برآں، حفاظت اور سلامتی اکاؤنٹ میں لیا جانا چاہئے.
پرو ٹپ: اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام اسٹیک ہولڈرز خریداری حاصل کرنے اور سب کو ٹریک پر رکھنے کے مقاصد کے قیام میں شامل ہیں۔ ورک فلو جاسوسی کے کام کو اسپائس اپ کریں۔ شیئرپوائنٹ !
عمل اور شرکاء کی شناخت
شیئرپوائنٹ میں اپنے ورک فلو کو آسانی سے چلانے کے لیے عمل اور شرکاء کی شناخت کریں۔ مطلوبہ اقدامات کا تعین کریں اور کون ہر مرحلے کا حصہ ہوگا۔ تمام ملوث افراد کے ساتھ اچھی بات چیت عمل کو بہتر بنائے گی، غلطیاں کم کرے گی اور جوابدہی پیدا کرے گی۔
اس کو حاصل کرنے کے لیے اہم اقدامات:
- کردار اور ذمہ داریاں تفویض کریں۔
- اسٹیک ہولڈرز کو شامل کریں تاکہ ہر کوئی اپنے کاموں کو جانتا ہو اور اپنا حصہ ڈال سکے۔
- سنگ میل کو ٹریک کرنے اور پیشرفت کی پیمائش کرنے کے لیے ایک فریم ورک ترتیب دیں۔
ورک فلو کا باقاعدگی سے جائزہ لیں۔ عمل کی توثیق کریں اور بہتری کے مواقع تلاش کریں۔ سپروائزر کے جائزے ملازمین کے درمیان شفافیت کو ظاہر کرتے ہیں۔
کے لیے کامیابی:
- شناخت کریں۔ عمل اور شرکاء
- کردار تفویض کریں۔ اور ذمہ داریاں
- سنگ میل کو ٹریک کریں۔ اور اسٹیک ہولڈرز کو عمل کی تخلیق اور جائزہ لینے میں شامل کریں۔
قدم بہ قدم گائیڈ کے ساتھ کاموں کی بہترین ترتیب حاصل کریں۔
ورک فلو کے مراحل اور اعمال کو ڈیزائن کرنا
ورک فلو کو ڈیزائن کرتے وقت، مقصد کی وضاحت کریں اور مطلوبہ نتائج کا تعین کریں۔ . پھر انفرادی کاموں کی نشاندہی کریں اور ان کے لیے کون ذمہ دار ہو گا۔ ہر قدم پر منظوریوں، جائزوں اور اطلاعات کا خاکہ بنائیں۔ ورک فلو کی تعمیر اور جانچ کریں۔ .
اس بات کو ذہن میں رکھیں وسائل، ٹائم لائنز، اور خطرات سب ڈیزائن کو متاثر کرتے ہیں۔ ہم نے ایک کلائنٹ کی ان کے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں غیر موثر دستی عمل کے ساتھ ان کی ضروریات کے مطابق ورک فلو بنا کر مدد کی۔ اس سے وقت اور پیسے کی بچت ہوئی، ہر مرحلے پر زیادہ درستگی کے ساتھ – جس کے نتیجے میں ہر سال ہزاروں ڈالر کی بچت ہوتی ہے! تو، آئیے منظم کرتے ہیں - یہ ایک ورک فلو وزرڈ بننے کا وقت ہے!
ورک فلو ٹیمپلیٹس بنانا
ورک فلو ٹیمپلیٹس بنانا ہر SharePoint منتظم کے لیے جاننا ضروری ہے۔ یہ عمل کو خودکار کرتا ہے، وقت کی بچت کرتا ہے اور کارکردگی میں اضافہ کرتا ہے۔ یہاں کیا کرنا ہے:
ونڈوز ڈیفنڈر کو کیسے بند کیا جائے۔
- Site Actions > Site Settings > Site Templates پر جائیں۔
- موجودہ سائٹ ٹیمپلیٹ سے تخلیق پر کلک کریں اور ورک فلو عمل کو منتخب کریں۔
- تفصیلات بھریں جیسے نام، تفصیل، اور گروپ کا نام۔ پھر Ok پر کلک کریں۔
- شرائط یا اعمال شامل کرکے ٹیمپلیٹ کو حسب ضرورت بنائیں۔
- ٹیمپلیٹ کو شائع کریں اور اسے متعدد سائٹوں پر استعمال کریں۔
ذہن میں رکھیں، ورک فلو ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے تکنیکی سمجھ کی ضرورت ہوتی ہے۔ شیئرپوائنٹ ڈیزائنر یا بصری اسٹوڈیو . لیکن، قدم بہ قدم رہنمائی کے ساتھ بہت سارے آن لائن وسائل موجود ہیں۔
شیئرپوائنٹ میں ایک بہترین خصوصیت بھی ہے جہاں صارفین کر سکتے ہیں۔ دستاویز کی تبدیلیوں کو ٹریک کریں۔ . جب کسی فائل کا نیا ورژن منظور شدہ لائبریری یا فہرست میں محفوظ کیا جاتا ہے، a ورک فلو ٹیمپلیٹ ای میل اپ ڈیٹ کی اطلاع منتخب صارفین کو بھیجا جاتا ہے۔
2013 میں، مائیکروسافٹ نے خودکار عمل کو لاگو کرنا اور بھی آسان بنا دیا۔ دوبارہ قابل استعمال ورک فلوز . یہ ورک فلو ٹیمپلیٹس کو زیادہ قابل توسیع بناتا ہے اور منتظمین کے کاموں کو کم کرتا ہے۔
شیئرپوائنٹ میں ورک فلو شروع کرنا ایک اچھی طرح سے تیل والی مشین سے خودکار کاموں کو ختم کرنے کے مترادف ہے!
شیئرپوائنٹ میں ورک فلو شروع کرنا
شیئرپوائنٹ میں ایک ورک فلو کو شروع کرنے، نگرانی اور پیشرفت کا سراغ لگانے، اور مستثنیات اور غلطیوں سے نمٹنے کے ذیلی حصوں کے ساتھ شروع کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔ سب سے پہلے، SharePoint مینو کے اختیارات کا استعمال کرتے ہوئے ایک ورک فلو شروع کریں۔ ایک بار لانچ ہونے کے بعد، نگرانی اور ٹریکنگ کی خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے پیش رفت پر نظر رکھیں۔ آخر میں، عمل کے دوران پیدا ہونے والی کسی بھی استثناء یا غلطی کو سنبھالنے کے لیے تیار رہیں۔
ورک فلو شروع کرنا
شیئرپوائنٹ میں ورک فلو شروع کرنا مشکل کاموں کو خودکار کرنے کا ایک آسان طریقہ ہے! آپ کو شروع کرنے کے لیے یہاں 5 آسان اقدامات ہیں:
- شیئرپوائنٹ سائٹ کھولیں جہاں ورک فلو شروع کیا جانا چاہیے۔
- اس فہرست یا لائبریری پر جائیں جن پر کام کرنا ہے۔
- ربن مینو سے 'ورک فلو' پر کلک کریں اور پھر 'ورک فلو شامل کریں' پر کلک کریں۔
- ایک ٹیمپلیٹ کا انتخاب کریں، اسے اپنی مرضی کے مطابق بنائیں اور اسے اپنی ضروریات کے مطابق ترتیب دیں۔
- سیٹنگز کا جائزہ لیں اور جب آپ کام کر لیں تو 'Finish' پر کلک کریں۔
شیئرپوائنٹ منفرد کاروباری تقاضوں کے مطابق ورک فلو کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے کی صلاحیت کے لیے نمایاں ہے! اس کے علاوہ، غیر تکنیکی صارفین آسانی سے صارف دوست خصوصیات کے ساتھ ورک فلوز لانچ کر سکتے ہیں۔
SharePoint میں ورک فلوز کا تعارف ہے۔ کاروبار چلانے کے طریقے میں انقلاب آیا . یہ انضمام ہے بااختیار تنظیموں کو کنٹرول کرنے کے لئے ان کے عمل، بہتر پیداوری اور بہتر منافع کا باعث بنتے ہیں۔ خودکار کاموں سے ملازمین کو بنیادی کاروباری افعال پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے بھی آزاد کیا جاتا ہے، جس کے نتیجے میں بہتر نتائج برآمد ہوتے ہیں۔ ورک فلو کی پیشرفت کو نظر انداز کرنا آنکھوں پر پٹی باندھ کر گاڑی چلانے کے مترادف ہے – یہ تباہی کا ایک نسخہ ہے!
ورک فلو کی پیشرفت کی نگرانی اور ٹریکنگ
اپنے شیئرپوائنٹ ورک فلو کو قریب سے دیکھنا ضروری ہے۔ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ سب کچھ آسانی سے چل رہا ہے. کاموں یا ڈیڈ لائنوں کو پھسلنے اور عمل کو سست نہ ہونے دیں۔ ورک فلو کی پیشرفت کی نگرانی اور ٹریک کرنے کے لیے ان تجاویز کو آزمائیں:
- جب کام دیے جائیں یا مکمل ہو جائیں تو ای میل اطلاعات حاصل کریں۔
- تفویض کردہ کاموں اور ان کے سٹیٹس کے لیے ورک فلو ٹاسک لسٹ پر ایک نظر ڈالیں۔
- فلٹرز کے ساتھ کاموں پر نظر رکھنے کے لیے SharePoint پر آراء کو حسب ضرورت بنائیں۔
- KPIs کے ساتھ ایک ڈیش بورڈ بنائیں، جیسے تکمیل کی شرح، زائد المیعاد شرح، وغیرہ۔
- مزید تجزیہ کے لیے SharePoint فہرستوں سے ڈیٹا CSV میں برآمد کریں۔
مزید برآں، یہ سمجھنے کے لیے ورک فلو کی سرگزشت کو چیک کریں کہ ہر حرکت کس طرح عمل کو متاثر کرتی ہے۔ ریئل ٹائم مانیٹرنگ کے ساتھ، آپ مسائل یا رکاوٹوں کو تیزی سے دیکھ سکتے ہیں۔ SharePoint پر نیا ورک فلو شروع کرتے وقت ان تجاویز کو ذہن میں رکھیں۔
یہ اطلاع دی گئی ہے کہ مائیکروسافٹ شیئرپوائنٹ امریکہ میں زیادہ تر کاروبار استعمال کرتے ہیں۔ . ورک فلو کے مسائل ایک رکاوٹ ہو سکتے ہیں - لیکن آپ مناسب ہینڈلنگ کے ساتھ ان پر قابو پا سکتے ہیں!
ورک فلو مستثنیات اور خامیوں کو ہینڈل کرنا
جب ورک فلو مستثنیات اور غلطیاں پیدا ہوتی ہیں، تو عمل کی کارکردگی کے لیے فوری اور اسٹریٹجک طریقے ضروری ہوتے ہیں۔ یہاں ایک ہے ان کا نظم کرنے کے لیے 6 قدمی گائیڈ :
- مسئلہ کے ماخذ کی شناخت کے لیے ورک فلو اسٹیٹس رپورٹس کی جانچ کریں۔
- اگر ضروری تبدیلیاں کرنے کی ضرورت ہو تو ورک فلو کو روک دیں۔
- کسی بھی مسئلے کو حل کرنے کے لیے ورک فلو میں ترمیم کریں۔
- یہ دیکھنے کے لیے کہ آیا یہ آسانی سے چلتا ہے ترمیم شدہ ورک فلو کو دوبارہ شروع کریں۔
- اگر اب بھی کوئی مسئلہ ہے تو نئے بنائے گئے لاگز کو چیک کریں۔
- اگر کچھ اور کام نہیں کرتا ہے تو IT سپورٹ ٹیم سے مدد طلب کریں، یا ورک فلو کے پرانے ورژن پر واپس جانے پر غور کریں۔
یہاں تک کہ چند مستثنیات یا غلطیاں وقت کے ساتھ جمع ہو سکتی ہیں اور تاخیر کا سبب بن سکتی ہیں۔ لہذا، ہر مسئلے کی تفصیلی فہم ان کو کم کرنے کی کلید ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں کو کچھ سال پہلے اپنے ورک فلو میں مسائل کا سامنا کرنا پڑا۔ انہوں نے ماخذ کے طور پر وقت کے ساتھ ساتھ آؤٹ آف آرڈر تھریڈز کی نشاندہی کی۔ انہوں نے مذکورہ بالا جیسی تکنیکوں کا استعمال کیا اور مسئلہ کو حل کیا۔ ان مسائل کو سمجھ کر اور فوری اقدامات کرنے سے، ہم وقت بچا سکتے ہیں اور بہتر درستگی کو یقینی بنا سکتے ہیں۔
SharePoint ورک فلوز کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے کے لیے تیار ہیں؟ اپنا پاور سوٹ لگائیں اور کاروبار شروع کریں!
SharePoint میں ورک فلو کو حسب ضرورت بنانا
شیئرپوائنٹ میں ورک فلو کو آسانی کے ساتھ اپنی مرضی کے مطابق بنانے کے لیے، بصری ڈیزائنر کا استعمال کرتے ہوئے، شیئرپوائنٹ ڈیزائنر کے ساتھ ورک فلو کو بڑھانا، اور تھرڈ پارٹی ایپلی کیشنز کے ساتھ ورک فلو کو مربوط کرنا آپ کے لیے حل ہیں۔ یہ ذیلی سیکشنز آپ کو آپ کے ورک فلو کی تخصیصات میں مدد کریں گے، آپ کو ورک فلو کو بڑھانے اور اسے دیگر ایپلی کیشنز کے ساتھ بغیر کسی پریشانی کے بہتر کارکردگی کے لیے جوڑنے کی صلاحیت فراہم کریں گے۔
ورک فلو حسب ضرورت کے لیے بصری ڈیزائنر کا استعمال
شیئرپوائنٹ میں بصری ڈیزائنر آپ کو کاروباری عمل کو خودکار کرنے کے لیے ورک فلو کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے دیتا ہے۔ یہ پیشکش گھسیٹیں اور چھوڑیں خصوصیات اعمال، حالات، اور لوپس شامل کرنے کے لیے۔ آپ معیاری ورک فلو کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں یا مکمل طور پر اپنا بنا سکتے ہیں۔
حسب ضرورت کاروبار کو ان کی منفرد ضروریات کو پورا کرنے کے قابل بناتی ہے۔ آپ اپنی مرضی کے مطابق ٹاسک فارم بنا سکتے ہیں۔ InfoPath یا HTML فارم ، صارف کے ان پٹ پر زیادہ کنٹرول دے رہا ہے۔ پلس، ای میل اطلاعات عمل کی تکمیل کے لیے ترتیب دیا جا سکتا ہے۔
مائیکروسافٹ تھرڈ پارٹی سروسز جیسے انضمام کی بھی اجازت دیتا ہے۔ ڈراپ باکس یا سی آر ایم سسٹمز جیسے سیلز فورس اپنی مرضی کے مطابق اعمال کے ذریعے. شیئرپوائنٹ REST API حسب ضرورت کاموں کو ڈیزائن کرنے کی صلاحیت فراہم کرتا ہے۔ بیرونی ذرائع سے ڈیٹا حاصل کرنے کے لیے۔
پرو ٹپ: ورک فلو کو حسب ضرورت بنانا آپ کی کاروباری ضروریات کو پورا کرنے اور دہرائے جانے والے کاموں کو خودکار کرکے پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کی کلید ہے۔ پیداواری ماحول میں کسی بھی خرابی سے بچنے کے لیے، ترقی کے مراحل کے دوران اپنے ورک فلو کو جانچنا یقینی بنائیں۔
اپنے کیپ پر رکھو اور کی سپر پاور کو غیر مقفل کریں۔ شیئرپوائنٹ ڈیزائنر ورک فلو کو اگلے درجے تک لے جانے کے لیے یہ آپ کا کام ہے۔
شیئرپوائنٹ ڈیزائنر کے ساتھ ورک فلو کو بڑھانا
SharePoint میں ورک فلو کو حسب ضرورت بنانا؟ کے ساتھ آسانی سے کیا شیئرپوائنٹ ڈیزائنر ! یہ ٹول پہلے سے تعمیر شدہ ورک فلو کو بڑھاتا ہے اور آپ کو اپنی مرضی کے مطابق عمل بنانے دیتا ہے جو آپ کے کاروبار کے مطابق ہو۔ موجودہ ورک فلو میں ترمیم کرنے کے لیے، بس پروگرام کھولیں اور جس کو آپ تبدیل کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کریں۔ مراحل کو شامل کرنے اور ہٹانے کے لیے بصری ڈریگ اینڈ ڈراپ ٹولز یا کوڈ ویو کا استعمال کریں۔ اس کے علاوہ، ای میلز یا ٹاسک جیسے اعمال، اور ایسے حالات شامل کریں جن کے لیے صارف کے ان پٹ یا کچھ نتائج کی ضرورت ہوتی ہے۔
اس کے علاوہ، SharePoint Designer کے ساتھ، آپ شروع سے حسب ضرورت ورک فلو بنا سکتے ہیں۔ اس میں عام بز کے عمل جیسے دستاویز کی منظوری یا اخراجات کی رپورٹس کے سانچے شامل ہیں۔ اپنی کاروباری ضروریات کو پورا کرنے کے لیے ان ٹیمپلیٹس کو حسب ضرورت بنائیں اور وہ صارف کے ان پٹس سے خود بخود ای میلز اور ٹاسک اسائنمنٹس تیار کریں گے۔
پرو ٹپ: ورک فلو کو حسب ضرورت بنانے میں اضافی تجاویز اور تعاون کے لیے، شیئرپوائنٹ ڈیزائنر کے لیے وقف کردہ آن لائن ٹیوٹوریلز اور کمیونٹیز دیکھیں۔ جب آپ اپنے ورک فلو کو تھرڈ پارٹی ایپلی کیشنز کے ساتھ ضم کر سکتے ہیں تو کس کو دوستوں کی ضرورت ہے؟!
تھرڈ پارٹی ایپلیکیشنز کے ساتھ ورک فلو کو مربوط کرنا
معیاری کنیکٹر کے علاوہ، وہاں ہیں ایپس جو مفت یا معاوضہ فراہم کرتے ہیں۔ 'کام کے بہاؤ' عمل کو بڑھانے اور خودکار کرنے کے لیے۔ مثال کے طور پر، DocuSign کا کنیکٹر شیئرپوائنٹ کی لائبریریوں اور فہرستوں کا استعمال کرتے ہوئے مختلف لوگوں کے درمیان دستخط کے لیے کنٹریکٹس کو آٹو روٹ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
منتخب کرنا تھرڈ پارٹی ایپ انضمام کے لیے؟ غور کرنے کی چیزیں: اسکیل ایبلٹی، لاگت کی تاثیر اور استعمال میں آسانی۔ کے ساتھ ایک کو ترجیح دیں۔ ایک فعال ماحولیاتی نظام اور باقاعدہ اپ ڈیٹس .
ورڈ کیو آر کوڈ جنریٹر
ورک فلو کو ڈیزائن اور ان کا نظم کرنا؟ اس طرح ہے چرانے والی بلیوں . سوائے بلیوں کے اصل میں مختلف آراء کے ساتھ ساتھی ہیں۔
ورک فلو ڈیزائن اور مینجمنٹ کے لیے بہترین طریقے
لچک اور توسیع پذیری کو یقینی بنانے کے لیے، سیکیورٹی اور اجازتوں کو نافذ کریں، اور SharePoint میں ورک فلو بناتے وقت ورک فلو کی کارکردگی اور اصلاح کو برقرار رکھیں۔ یہ کچھ اہم تحفظات ہیں جو آپ کو ورک فلو ڈیزائن اور ان کا نظم کرتے وقت ذہن میں رکھنا چاہیے۔ اس سیکشن میں، ہم ورک فلو ڈیزائن اور انتظام کے بہترین طریقوں پر تبادلہ خیال کریں گے، اور ان ذیلی حصوں میں سے ہر ایک کے فوائد کو مختصراً دریافت کریں گے۔
لچک اور توسیع پذیری کو یقینی بنانا
لچک اور توسیع پذیری۔ ورک فلو ڈیزائن اور انتظام میں کلیدی ہیں۔ سسٹمز کو کام کے بوجھ، عمل اور ٹیکنالوجی میں تبدیلیوں کے مطابق ڈھالنے کے قابل ہونا چاہیے۔ ماڈیولر ورک فلو پیچیدہ کاموں کو چھوٹے اجزاء میں توڑ دیں تاکہ انہیں شامل کرنا، ہٹانا یا تبدیل کرنا آسان ہو جائے۔ آٹومیشن اسکیل ایبلٹی کے لیے بھی اہم ہے۔ کلاؤڈ پر مبنی حل آن ڈیمانڈ کمپیوٹنگ وسائل فراہم کر سکتے ہیں۔ کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے، کارکردگی کے میٹرکس کا جائزہ لیں اور ان کی نگرانی کریں۔ ختم 40% انٹرپرائزز ورک فلو ڈیزائن میں آٹومیشن کی ضرورت پر زور دیتے ہوئے - 2023 تک RPA سافٹ ویئر کو اپنا لیا جائے گا۔ یاد رکھیں - بہترین سیکورٹی سسٹم اتنا پیچیدہ ہے کہ آپ اپنا پاس ورڈ یاد نہیں رکھ سکتے!
سیکیورٹی اور اجازتوں کو نافذ کرنا
سیکیورٹی اور اجازتیں کام کے بہاؤ کے اچھے ڈیزائن اور چلانے کے لیے کلیدی حیثیت رکھتی ہیں۔ معلومات کی حفاظت کے لیے، حساس ڈیٹا کی حفاظت اور غیر مجاز رسائی کو روکنے کے لیے حفاظتی اقدامات ترتیب دینا ضروری ہے۔ سیکیورٹی اور اجازتوں کو صحیح طریقے سے نافذ کرنے میں آپ کی مدد کے لیے یہاں 6 اقدامات ہیں:
- حساس ڈیٹا کا مقام : ان تمام معلومات کو تلاش کرکے شروع کریں جن کو تحفظ کی ضرورت ہے۔ اس میں مالی معلومات یا کسٹمر ڈیٹا شامل ہو سکتا ہے۔
- رسائی کی سطحوں کا پتہ لگانا : فیصلہ کریں کہ کن صارف گروپوں کو مخصوص قسم کے ڈیٹا پر مکمل کنٹرول کی ضرورت ہے، اور کن گروپوں کو صرف محدود رسائی کی ضرورت ہے۔
- کرداروں کی بنیاد پر اجازتیں دینا : ہر صارف گروپ کو کردار تفویض کریں، یہ فیصلہ کرتے ہوئے کہ وہ ورک فلو سسٹم کے اندر کیا کر سکتے ہیں۔
- پاس ورڈ کی پالیسیوں کو نافذ کرنا : اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام صارفین کے پاس محفوظ پاس ورڈز ہیں جو تقاضوں کو پورا کرتے ہیں، جیسے کہ حروف نمبری تار یا خصوصی حروف۔
- فائلوں کو شیئر کرنے کے اصول بنانا : اپنی تنظیم کے اندر فائلوں کے اشتراک کے لیے واضح رہنما خطوط بنائیں۔ فیصلہ کریں کہ کون دستاویز کا اشتراک کر سکتا ہے، اور خطے، ٹائم زون وغیرہ کی بنیاد پر فائل شیئرنگ کو کیسے محدود کیا جائے۔
- سرگرمی کے نوشتہ جات کا استعمال : لاگز یا آڈٹ کے ذریعے صارفین کی طرف سے کی گئی تمام ورک فلو کارروائیوں کا سراغ لگائیں، تاکہ آپ سرگرمیوں کا جائزہ لے سکیں اگر کچھ غلط لگتا ہے یا کچھ برا ہوتا ہے۔
ٹیم کے ارکان کو بہترین سیکورٹی پروٹوکول کے بارے میں تربیت دینا بھی ضروری ہے۔ انہیں سکھائیں کہ ممکنہ مسائل جیسے کہ فشنگ ای میلز، بدنیتی پر مبنی ڈاؤن لوڈ، پاس ورڈز کو باقاعدگی سے تبدیل کرنا وغیرہ۔
آخر میں - منظوری کے عمل کو اچھی طرح سے بیان کیا جانا چاہئے۔ قیادت کے سخت رہنما خطوط کا ہونا ضروری ہے کیونکہ منظوریوں کا سلسلہ بڑھ جاتا ہے - یہ خرابی کے عزائم رکھنے والے کسی کو خامیوں کی وجہ سے پروٹوکول کو توڑنے سے روکتا ہے۔
ان اقدامات پر عمل کر کے، کمپنیاں اپنے حساس ڈیٹا کو محفوظ رکھ سکتی ہیں اور احتساب کو بڑھا سکتی ہیں۔ یہاں تک کہ بہترین ورک فلو ڈیزائن بھی ایسے مینیجر کے لیے تیار نہیں ہو سکتا جو یہ سمجھتا ہو کہ 'مائیکرو مینیج' 'موثر قیادت' کا مترادف ہے۔
ورک فلو کی کارکردگی اور اصلاح کو برقرار رکھنا۔
کارکردگی اور اصلاح کو برقرار رکھنے کے لیے، عمل کا تجزیہ اور بہتری باقاعدگی سے کی جانی چاہیے۔ . تعریف کریں اور نگرانی کریں۔ کلیدی کارکردگی کے اشارے (KPIs) کسی بھی رکاوٹ کو تلاش کرنے کے لئے. آٹومیشن ٹولز اور معیاری طریقہ کار بھی مدد کر سکتے ہیں۔
ٹیم کے ارکان کے درمیان رابطے اور تعاون ضروری ہے۔ . تربیتی سیشن ضرور ہونے چاہئیں تاکہ لوگ اپنے کردار اور ورک فلو میں کسی نئی تبدیلی کو جان سکیں۔ کسٹمرز یا کلائنٹس کے تاثرات کو ورک فلو کی اصلاح میں شامل کیا جانا چاہیے۔ یہ درزی ورک فلو کو ان کی بہتر خدمت کرنے میں مدد کرتا ہے۔
میک کینسی اینڈ کمپنی مطالعہ سے پتہ چلتا ہے کہ کام کے بہاؤ کو بہتر بنانا لا سکتا ہے۔ پیداوار میں 30 فیصد اضافہ .
اکثر پوچھے گئے سوالات
س: شیئرپوائنٹ میں ورک فلو کیا ہے؟
A: SharePoint میں ورک فلو خودکار اقدامات کا ایک سلسلہ ہے جو کاروباری عمل اور کاموں کو ہموار کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اس میں عام طور پر دستاویزات، کاموں، یا صارفین یا گروپوں کے درمیان منظوری، جائزہ، یا ترمیم کے لیے اشیاء کی نقل و حرکت شامل ہوتی ہے۔
س: میں شیئرپوائنٹ میں ورک فلو کیسے بنا سکتا ہوں؟
A: شیئرپوائنٹ میں ورک فلو بنانے کے لیے، آپ کو پہلے اس کاروباری عمل یا کام کی شناخت کرنی ہوگی جسے آپ خودکار بنانا چاہتے ہیں۔ پھر، شیئرپوائنٹ ڈیزائنر یا مائیکروسافٹ پاور آٹومیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ایک حسب ضرورت ورک فلو تخلیق کریں جو آپ کی ضروریات کو پورا کرے۔
س: شیئرپوائنٹ ڈیزائنر کیا ہے؟
A: شیئرپوائنٹ ڈیزائنر مائیکروسافٹ کا ایک مفت ٹول ہے جو آپ کو شیئرپوائنٹ کے اندر ورک فلو کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے اور تخلیق کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ عمل اور شرائط کی ایک رینج پیش کرتا ہے جو آپ کو پیچیدہ ورک فلو بنانے کے قابل بناتے ہیں جو آپ کے کاروباری عمل اور کاموں کو خودکار بناتے ہیں۔
س: مائیکروسافٹ پاور آٹومیٹ کیا ہے؟
A: Microsoft Power Automate ایک کلاؤڈ بیسڈ ٹول ہے جو آپ کو SharePoint اور دیگر ایپلیکیشنز کے درمیان خودکار ورک فلو بنانے کے قابل بناتا ہے۔ یہ ٹیمپلیٹس اور کنیکٹرز کی ایک رینج پیش کرتا ہے جو حسب ضرورت ورک فلو بنانے کے عمل کو آسان بناتا ہے۔
س: میں اپنے شیئرپوائنٹ ورک فلو کی جانچ اور ڈیبگ کیسے کر سکتا ہوں؟
A: شیئرپوائنٹ ڈیزائنر اور مائیکروسافٹ پاور آٹومیٹ دونوں ٹیسٹنگ اور ڈیبگنگ ٹولز پیش کرتے ہیں جو آپ کو اپنے ورک فلو کو چلانے اور مسائل کا ازالہ کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ آپ اپنے ورک فلو کی حالت کو ٹریک کرنے اور کسی بھی مسئلے کی نشاندہی کرنے کے لیے شیئرپوائنٹ کی بلٹ ان لاگنگ فیچر بھی استعمال کر سکتے ہیں۔
س: کیا شیئرپوائنٹ ورک فلو بنانے کے لیے کوئی بہترین طریقہ کار موجود ہے؟
A: جی ہاں، شیئرپوائنٹ ورک فلو بناتے وقت کئی بہترین طریقے ہیں جن میں واضح مقاصد کی وضاحت کرنا، آپ کے ورک فلو کی کارروائیوں کے لیے وضاحتی ناموں کا استعمال، غلطی سے نمٹنے اور بڑھنے کے راستے شامل کرنا، آپ کے ورک فلو کی جانچ اور اصلاح کرنا، اور اس بات کو یقینی بنانا کہ تمام اسٹیک ہولڈرز تربیت یافتہ ہیں۔ اس کے استعمال اور فوائد پر۔
