شیئرپوائنٹ کی فہرست کو دوسری سائٹ پر منتقل کرنا مشکل ہوسکتا ہے۔ لیکن درست معلومات اور مدد سے، یہ بغیر کسی رکاوٹ کے کیا جا سکتا ہے۔ یہاں، ہم شیئرپوائنٹ کی فہرست کو منتقل کرنے کے اقدامات پر ایک نظر ڈالیں گے۔ لہذا آپ کا ڈیٹا برقرار رہتا ہے اور اس تک رسائی آسان ہے۔
- نئی سائٹ کا سیٹ اپ کلیدی ہے۔ یقینی بنائیں کہ اس میں فہرست کی ضرورت کے تمام کالم اور ترتیبات موجود ہیں۔ اگر نہیں، تو آپ ایک نئی فہرست بنا سکتے ہیں یا موجودہ فہرست میں ترمیم کر سکتے ہیں۔
- اب فہرست برآمد کرنے کے لیے اس کی سیٹنگز پر جائیں اور 'Save List as Template' کا انتخاب کریں۔ یہ فہرست کی معلومات اور ترتیبات کے ساتھ ایک .stp فائل بنائے گا۔
- فائل درآمد کرنے کے لیے، منزل کی سائٹ کی ترتیبات پر جائیں۔ 'ایپ شامل کریں'، پھر 'ایپس جو آپ شامل کر سکتے ہیں' کو منتخب کریں۔ 'کسٹم ایپ اپ لوڈ کریں' کو منتخب کریں اور .stp فائل اپ لوڈ کریں۔ یہ شیئرپوائنٹ لسٹ کی ایک نئی مثال بنائے گا۔
- آخر میں، کالم میپنگ اور کسی بھی حسب ضرورت ترتیبات کو دو بار چیک کریں۔ ہر ایک کے لیے کامیاب منتقلی کو یقینی بنانے کے لیے۔
شیئرپوائنٹ لسٹ کی منتقلی کو سمجھنا
شیئرپوائنٹ لسٹ کی منتقلی کا مطلب ہے فہرست کو ایک سائٹ سے دوسری سائٹ میں منتقل کرنا۔ یہ صارفین کو ڈیٹا، سیٹنگز اور کنفیگریشن کو آسانی سے منتقل کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ ایسا کرنا اس بات کی ضمانت دیتا ہے کہ اہم معلومات مطلوبہ جگہ پر بغیر کسی گمشدہ ڈیٹا یا رکاوٹوں کے دستیاب ہے۔
شیئرپوائنٹ کی فہرست کو منتقل کرتے وقت، اجازت، ورک فلو، اور تخصیصات جیسے عوامل کو مدنظر رکھا جانا چاہیے۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے احتیاط سے منصوبہ بندی اور تیاری کی ضرورت ہے کہ منتقلی ہموار ہے اور کاروباری کارروائیوں کو متاثر نہیں کرے گی۔
کسی فہرست کو منتقل کرنے میں اسے ذریعہ سے برآمد کرنا اور اسے منزل تک درآمد کرنا شامل ہے۔ یہ مقامی ٹولز جیسے پاور شیل یا تھرڈ پارٹی مائیگریشن سافٹ ویئر کے ذریعے کیا جا سکتا ہے۔ فیلڈز کا نقشہ بنانا اور اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ ماخذ اور منزل کی سائٹیں مطابقت رکھتی ہوں۔
اے بی سی کارپوریشن تنظیمی تبدیلیوں کی وجہ سے اپنی پروجیکٹ مینجمنٹ کی فہرست کو منتقل کرنے میں مشکلات کا سامنا کرنا پڑا۔ انہیں کالم فارمیٹنگ کو محفوظ رکھنے اور مختلف فہرستوں کے درمیان تعلق برقرار رکھنے میں دشواری کا سامنا کرنا پڑا۔ لیکن مناسب منصوبہ بندی اور پیشہ ورانہ مدد کے ساتھ، اے بی سی کارپوریشن ہجرت کے عمل کو وقت پر مکمل کیا۔
ہجرت کی تیاری
شیئرپوائنٹ کی فہرست کو کامیابی کے ساتھ دوسری سائٹ پر منتقل کرنے کے لیے، ان چار مراحل پر عمل کریں:
گوگل کیلنڈر میں آؤٹ لک کیلنڈر شامل کرنا
- اجازتیں چیک کریں: یقینی بنائیں کہ آپ کو منبع اور منزل دونوں سائٹوں تک رسائی حاصل ہے۔ اس میں ہدف پر فہرستیں اور لائبریریاں بنانے کی اجازت شامل ہے۔
- ڈیٹا صاف کریں: اپنے ڈیٹا کو منتقل کرنے سے پہلے اس کا جائزہ لیں اور اسے صاف کریں۔ کسی بھی پرانی یا غیر ضروری اشیاء کو حذف کریں۔ اس کے علاوہ، نئی سائٹ کے سیٹ اپ میں فٹ ہونے کے لیے فہرست کی تنظیم نو پر غور کریں۔
- اپ ڈیٹ لنکس/حوالہ جات: اگر آپ کی فہرست میں SharePoint لنکس/حوالہ جات ہیں، تو ان پر نظر ثانی کرنا یقینی بنائیں۔ آپ منتقلی کے بعد ٹوٹے ہوئے لنکس نہیں چاہتے ہیں۔
- آزمائشی دوڑ: ایک چھوٹے ڈیٹا سیٹ کے ساتھ عمل کی جانچ کریں۔ یہ غلطیوں کی نشاندہی کرے گا اور آپ کو اپنے تمام ڈیٹا کو منتقل کرنے سے پہلے انہیں ٹھیک کرنے دے گا۔
یہ بھی نوٹ کریں کہ حسب ضرورت/ ورک فلو خود بخود منتقل نہیں ہو سکتے۔ آگے کی منصوبہ بندی کریں اور ضرورت پڑنے پر انہیں نئی سائٹ میں دوبارہ بنائیں/کنفیگر کریں۔ پرو ٹپ: اپنے منصوبے کو دستاویز کریں اور کسی بھی تبدیلی کو ٹریک کریں۔ یہ مستقبل کی نقل مکانی کو آسان بنا دے گا۔
شیئرپوائنٹ کی فہرست برآمد کرنا
- پر جا کر شروع کریں۔ شیئرپوائنٹ کی فہرست آپ برآمد کرنا چاہتے ہیں۔
- منتخب کریں۔ 'فہرست' ٹیب ربن میں اور کلک کریں 'ایکسل میں برآمد کریں' .
- فائل کو اپنے کمپیوٹر پر محفوظ کریں۔
- پھر، منزل کی سائٹ پر جائیں جس پر آپ فہرست درآمد کرنا چاہتے ہیں۔
- منتخب کریں۔ 'سائٹ کے مشمولات' اور کلک کریں 'ایک ایپ شامل کریں' .
- منتخب کریں۔ 'اسپریڈشیٹ درآمد کریں' اور اقدامات پر عمل کریں.
یہ یاد رکھنا بھی اہم ہے کہ شیئرپوائنٹ لسٹ برآمد کرتے وقت، ہر اندراج سے منسلک تمام متعلقہ میٹا ڈیٹا کو بھی منتقل کر دیا جائے گا۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تفصیلات جیسے مصنف، تاریخ تخلیق اور ترمیم شدہ نئی جگہ پر قیام۔
یہ سوچنا متاثر کن ہے کہ کس طرح شیئرپوائنٹ لسٹ کو ایکسپورٹ کرنے نے پوری دنیا کی کمپنیوں کے لیے ڈیٹا مینجمنٹ کو تبدیل کر دیا ہے۔ سائٹس کے درمیان فہرستوں کو آسانی سے منتقل کرنے کی صلاحیت نے ٹیموں کو زیادہ مؤثر طریقے سے تعاون کرنے کی اجازت دی ہے، انہیں بغیر کسی دشواری کے ضروری ڈیٹا تک رسائی اور اشتراک کرنے کی اجازت دی ہے۔ یہ وصف پیداواری صلاحیت کو بڑھانے اور تمام سائز کے کاروباروں میں ورک فلو کو آسان بنانے میں انمول رہا ہے۔
شیئرپوائنٹ کی فہرست درآمد کرنا
کسی دوسری سائٹ پر شیئرپوائنٹ لسٹ درآمد کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:
- فہرست برآمد کریں: ماخذ کی فہرست پر جائیں، اور ربن میں فہرست پر کلک کریں۔ ایکسل میں ایکسپورٹ کو منتخب کریں اور ایکسل فائل کو اپنے کمپیوٹر پر محفوظ کریں۔
- ایک نئی فہرست بنائیں: منزل کی سائٹ پر جائیں۔ ماخذ کی فہرست جیسے کالموں کے ساتھ ایک نئی فہرست بنائیں۔ نیا منتخب کریں پھر سائٹ کے مشمولات کے تحت فہرست کریں۔
- ایکسل ڈیٹا درآمد کریں: نئی فہرست کھولیں اور فوری ترمیم پر کلک کریں۔ برآمد شدہ ایکسل فائل سے ڈیٹا کو اس منظر میں چسپاں کریں۔ اپنی تبدیلیاں محفوظ کریں۔
- کالم فارمیٹنگ کو ایڈجسٹ کریں: ہر کالم کی فارمیٹنگ کا جائزہ لیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ اصل فہرست سے میل کھاتا ہے۔ اگر ضرورت ہو تو کالم کی ترتیبات کا استعمال کرتے ہوئے ایڈجسٹمنٹ کریں۔
- ڈیٹا کی توثیق کریں: درستگی کے لیے درآمد شدہ فہرست میں ہر آئٹم کو چیک کریں۔ کوئی بھی ضروری اپ ڈیٹ کریں۔
- جانچ کی فعالیت: فہرست سے وابستہ تمام افعال کی جانچ کریں، جیسے ورک فلو، تلاش کی صلاحیتیں، اور اجازتیں۔
پرو ٹِپ: اس عمل کو خودکار کرنے کے لیے پاور شیل اسکرپٹنگ کا استعمال کریں۔ اس سے وقت اور محنت کی بچت ہو گی اگر آپ بڑے ڈیٹا سیٹس یا بار بار منتقلی کا معاملہ کر رہے ہیں۔
ان اقدامات پر عمل کرکے اور مددگار تجاویز کا استعمال کرتے ہوئے، آپ آسانی سے اپنی شیئرپوائنٹ لسٹ کو سائٹس کے درمیان منتقل کر سکتے ہیں۔
ہجرت کی جانچ اور تصدیق کرنا
شیئرپوائنٹ کی فہرست کو کامیابی کے ساتھ دوسری سائٹ پر منتقل کرنے کے لیے، ان 5 مراحل پر عمل کریں:
- فہرست مینو سے ایکسل میں ایکسپورٹ کو منتخب کرکے فہرست برآمد کریں۔ ایکسپورٹ شدہ ایکسل فائل کو اپنی مقامی مشین پر محفوظ کریں۔
- ٹارگٹ سائٹ پر جائیں اور سائٹ ایکشن مینو سے امپورٹ اسپریڈشیٹ کا انتخاب کریں۔ پھر، ایکسل فائل کو ایک نئی فہرست میں درآمد کرنے کے اشارے پر عمل کریں۔
- کسی بھی گمشدہ یا غلط ڈیٹا کی جانچ کرنے کے لیے اصل اور منتقل شدہ فہرستوں کے درمیان ڈیٹا کا موازنہ کریں۔
- منتقل شدہ فہرست کی تمام خصوصیات کی جانچ کریں، جیسے چھانٹنا، فلٹر کرنا، ترمیم کرنا، اور آئٹمز کو حذف کرنا۔ یقینی بنائیں کہ تمام خصوصیات نئے ماحول میں صحیح طریقے سے کام کرتی ہیں۔
- آخری صارفین کو جانچ میں شامل کریں اور استعمال کی اہلیت اور کارکردگی پر رائے جمع کریں۔ ہجرت کو حتمی شکل دینے سے پہلے انہیں تربیت دیں اور کسی بھی خدشات کو دور کریں۔
شیئرپوائنٹ لسٹ کی کامیاب منتقلی کے لیے جانچ اور تصدیق بہت ضروری ہے۔ اس کے علاوہ، اسٹیک ہولڈرز کو ہجرت کے عمل کے دوران کسی بھی ممکنہ رکاوٹ یا بند ہونے کے بارے میں مطلع کیا جانا چاہیے۔ شیئرپوائنٹ کی منتقلی سے متعلق ایک دلچسپ حقیقت یہ ہے: شیئرگیٹ کے ایک مطالعے سے معلوم ہوا ہے کہ 70% سے زیادہ تنظیموں کو شیئرپوائنٹ کی منتقلی کی منصوبہ بندی کرنے اور اسے کامیابی کے ساتھ انجام دینے میں چیلنجز کا سامنا ہے۔
ہجرت کے بعد کے اقدامات
شیئرپوائنٹ کی فہرست کو منتقل کرنا پیچیدہ ہوسکتا ہے۔ اس اقدام کے بعد، آپ کو یہ یقینی بنانے کے لیے اقدامات کرنے کی ضرورت ہے کہ یہ اچھی طرح سے کام کرے۔
- اجازتوں کا جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں: چیک کریں کہ درست صارفین کے پاس صحیح رسائی اور کردار ہیں۔
- فہرست کی فعالیت کی تصدیق کریں: آئٹمز کو شامل کرکے، ترمیم کرکے اور حذف کرکے اس کی جانچ کریں۔
- تخصیصات کو اپ ڈیٹ کریں: یقینی بنائیں کہ کوئی بھی تخصیصات جیسے ورک فلوز، ایونٹ ریسیورز، اور فیلڈز کو اپ ڈیٹ کیا گیا ہے۔
- ڈیٹا انٹیگریٹی چیک کریں: کسی بھی گمشدہ یا کرپٹ ڈیٹا کے لیے اس کا اصل ماخذ سے موازنہ کریں۔
- تبدیلیوں سے بات کریں: اسٹیک ہولڈرز کو اس اقدام کے بارے میں بتائیں اور تربیت فراہم کریں۔
- مانیٹر اور ٹربل شوٹ: کسی بھی کارکردگی کے مسائل یا غلطیوں کی جانچ کریں۔ انہیں جلدی سے ٹھیک کریں۔
منتقلی سے پہلے اور بعد میں بھی اپنی شیئرپوائنٹ فہرستوں کا بیک اپ لینا یاد رکھیں۔
نتیجہ
شیئرپوائنٹ کی فہرست کو منتقل کرنا درست اقدامات کے ساتھ آسانی سے کیا جا سکتا ہے۔
- پہلے، یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس اجازت ہے۔
- اس کے بعد، فہرست کو ایکسل میں برآمد کریں اور اسے مقامی طور پر محفوظ کریں۔
- منزل کی سائٹ میں ایک نئی فہرست بنائیں اور اس میں ایکسل فائل درآمد کریں۔
- آخر میں، نئی فہرست کے کالم اور ترتیبات کو ایڈجسٹ کریں۔
اضافی تفصیلات عمل کو آسان بنا سکتی ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کے پاس بہت زیادہ ڈیٹا ہے، تو آٹومیشن کے لیے مائیگریشن ٹولز استعمال کریں۔ ایک کمپنی نے حال ہی میں اپنی فہرست کو بغیر کسی ڈیٹا کے نقصان کے منتقل کر دیا ہے۔ انہوں نے قدموں کی پیروی کی اور نقل مکانی کا آلہ استعمال کیا۔ یاد رکھیں، شیئرپوائنٹ کی فہرست کو منتقل کرنا مشکل نہیں ہے۔ مناسب اقدامات اٹھا کر اور منتقلی کے ٹولز استعمال کر کے، آپ آسانی سے منتقلی مکمل کر سکتے ہیں اور اپنے ڈیٹا کو محفوظ رکھ سکتے ہیں۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
س: میں شیئرپوائنٹ کی فہرست کو دوسری سائٹ پر کیسے منتقل کروں؟
A: کسی شیئرپوائنٹ کی فہرست کو کسی دوسری سائٹ پر منتقل کرنے کے لیے، آپ اس فہرست کو بطور ٹیمپلیٹ فائل برآمد کرنے کے لیے Save as Template فیچر استعمال کر سکتے ہیں، پھر منزل کی سائٹ میں اس ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ایک نئی فہرست بنا سکتے ہیں۔
سوال: کیا میں ٹیمپلیٹس استعمال کیے بغیر شیئرپوائنٹ کی فہرست کو دوسری سائٹ پر منتقل کر سکتا ہوں؟
A: جی ہاں، آپ ٹیمپلیٹس پر انحصار کیے بغیر کسی فہرست کو دوسری سائٹ پر منتقل کرنے کے لیے تھرڈ پارٹی مائیگریشن ٹولز یا شیئرپوائنٹ APIs استعمال کر سکتے ہیں۔
س: میں شیئرپوائنٹ لسٹ ٹیمپلیٹ کیسے برآمد اور درآمد کرسکتا ہوں؟
A: فہرست کے سانچے کو برآمد کرنے کے لیے، فہرست کی ترتیبات کے صفحہ پر جائیں، فہرست کو بطور ٹیمپلیٹ محفوظ کریں پر کلک کریں، نام اور اختیاری تفصیل فراہم کریں، پھر .stp فائل ڈاؤن لوڈ کریں۔ ٹیمپلیٹ کو درآمد کرنے کے لیے، منزل کی سائٹ کے سائٹ سیٹنگز کے صفحے پر جائیں، ویب ڈیزائنر گیلریوں کے تحت فہرست ٹیمپلیٹس پر کلک کریں، اور .stp فائل اپ لوڈ کریں۔
س: فہرست کے ڈیٹا کو دوسری سائٹ پر منتقل کرنے پر اس کا کیا ہوتا ہے؟
A: جب آپ کسی SharePoint فہرست کو ٹیمپلیٹس کا استعمال کرتے ہوئے کسی دوسری سائٹ پر منتقل کرتے ہیں، تو فہرست کی ساخت اور ترتیبات محفوظ رہتی ہیں، لیکن موجودہ ڈیٹا شامل نہیں ہوتا ہے۔ تاہم، اگر آپ تھرڈ پارٹی مائیگریشن ٹولز یا شیئرپوائنٹ APIs استعمال کرتے ہیں، تو آپ فہرست کی ساخت اور ڈیٹا دونوں کو منتقل کر سکتے ہیں۔
س: کیا کسی شیئرپوائنٹ کی فہرست کو دوسری سائٹ پر منتقل کرتے وقت کوئی حدود یا تحفظات ہیں؟
A: ہاں، غور کرنے کے لیے کچھ حدود ہیں۔ اگر ماخذ اور منزل کی سائٹس میں مختلف خصوصیات یا کنفیگریشنز ہیں، تو ہو سکتا ہے کہ کچھ ترتیبات یا تخصیصات مکمل طور پر ہم آہنگ نہ ہوں۔ اس کے علاوہ، یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس فہرست ٹیمپلیٹس کو برآمد اور درآمد کرنے یا ڈیٹا کی منتقلی کو انجام دینے کے لیے ضروری اجازتیں ہیں۔
سوال: کیا میں متعلقہ ورک فلوز اور اجازتوں کے ساتھ فہرست کو منتقل کر سکتا ہوں؟
A: جی ہاں، تھرڈ پارٹی مائیگریشن ٹولز یا شیئرپوائنٹ APIs استعمال کرتے وقت، کسی فہرست کو دوسری سائٹ پر منتقل کرتے ہوئے متعلقہ ورک فلوز اور اجازتوں کو محفوظ رکھنا ممکن ہے۔ تاہم، ان منتقلی کے لیے اضافی کنفیگریشن اور سیٹ اپ کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
