ورک فلو کیا ہے؟ ورک فلو مینجمنٹ کے لیے ایک ابتدائی رہنما

اگر آپ گوگل کے فرنٹ پیج پر دیکھیں کہ ورک فلو کیا ہے، تو پہلا نتیجہ لفظی طور پر لغت کی تعریف ہے۔

صنعتی، انتظامی، یا دوسرے عمل کی ترتیب جس کے ذریعے کام کا ایک ٹکڑا شروع سے تکمیل تک جاتا ہے۔

پھر آپ کے پاس Kissflow کی تعریف ہے، جو کوئی واضح نہیں ہے:

کاموں کا ایک سلسلہ جو شروع سے تکمیل تک ایک مخصوص راستے کے ذریعے ڈیٹا پر کارروائی کرتا ہے۔

اور پھر، ٹھیک ہے، یہ صفحہ ہے۔ اور ہم ورک فلو کی وضاحت کیسے کرتے ہیں؟

کیلنڈر خالی

ورک فلو یہ ہے کہ آپ کام کیسے کرتے ہیں۔

اب ہم کہیں جا رہے ہیں۔

ورک فلو کیا ہے؟

ورک فلو ان اقدامات کا ایک سلسلہ ہے جو ایک عمل میں مکمل کرنے کی ضرورت ہے۔

اس کے بارے میں لفظی طور پر سوچیں کہ کام ایک مرحلے سے دوسرے مرحلے تک بہہ رہا ہے، چاہے وہ کسی ساتھی، آلے، یا کسی اور عمل کے ذریعے ہو۔ آپ اکیلے ایک مکمل ورک فلو کو انجام دے سکتے ہیں (جیسے بلاگ پوسٹ لکھنا، ترمیم کرنا، اور شائع کرنا)، یا اس میں متعدد لوگ شامل ہو سکتے ہیں (جیسے کسی کلائنٹ کو انوائس کرنا)۔

ورک فلو کیوں اہم ہیں؟

کاروبار کے لیے، ورک فلو انتہائی پیچیدہ ہو سکتا ہے۔

اپنے ملازم کی آن بورڈنگ کے عمل کے بارے میں سوچیں۔ اس عمل کو درست طریقے سے مکمل کرنے کے لیے کئی مختلف محکموں کو کوآرڈینیٹ کرنا ہوگا۔ آپ کے نئے ٹیلنٹ کو کھونے کے علاوہ، خراب آن بورڈنگ بھی تعمیل کے سنگین مسائل کا باعث بن سکتی ہے۔

یہ اس سطح پر ہے کہ انہیں مناسب طریقے سے مانیٹر کرنے، ان کا نظم کرنے، اور بہتر بنانے کی ضرورت ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ اتنے ہی کارآمد ہیں جتنے کہ وہ ہو سکتے ہیں۔

ورک فلو اور عمل میں کیا فرق ہے؟

ورک فلو اور عمل اکثر تبادلہ استعمال کیا جاتا ہے. غور کرتے ہوئے کہ وہ اکثر مماثل سیٹ کے طور پر آتے ہیں، یہ قابل فہم ہے۔

مندرجہ بالا تصویر میں کام کے بہاؤ اور عمل کے درمیان بڑے فرق کی فہرست دی گئی ہے، لیکن اہم نکتہ یہ ہے:

اے عمل ایک طریقہ استعمال کیا جاتا ہے انجام دیں کا ایک سلسلہ سرگرمیاں .

اے ورک فلو ایک ھے ٹول کرنے کے لئے استعمال کیا اس طریقہ کار کو آسان بنائیں .

اگر ہم ملازم کی آن بورڈنگ مثال پر واپس جائیں، تو یہ عمل تمام مختلف اقدامات ہیں جن کو اٹھانے کی ضرورت ہے جیسے:

• کاغذی کارروائی مکمل کی گئی۔
• ورک سٹیشن قائم
• تربیت

ورک فلو ان اقدامات کو واضح ڈھانچے میں نقشہ بناتا ہے لہذا یہ تصور کرنا آسان ہے کہ خاکہ یا چیک لسٹ میں کیا کرنے کی ضرورت ہے۔

ورک فلو کے بہترین طریقے

ایک مؤثر ورک فلو بنانے کے لیے آپ کو تین اہم سوالات کے جوابات دینے ہوں گے۔

• کونسی کاموں کو درست کرنے کی ضرورت ہے؟
• ہر کام کا ذمہ دار کون ہے؟
• ہر کام میں کتنا وقت لگے گا؟

ان سوالات کے جوابات دے کر اور جوابات کو چارٹ یا عمل میں ڈھال کر، آپ کو ورک فلو ملتا ہے۔

جس کام کو کرنے کی ضرورت ہے اس کی پیمائش کرکے، آپ اس بات کا نظم کر سکتے ہیں کہ اسے کس حد تک بہتر طریقے سے انجام دیا گیا ہے۔ بصورت دیگر، آپ کو اندازہ نہیں ہے کہ کیا ہو رہا ہے یا آپ کی ٹیم کی سرگرمی میں رکاوٹ کہاں ہے۔

ورک فلو کے مراحل

ورک فلو کی تعمیر 5 مراحل تک آتی ہے:

1. ان کاموں کی نشاندہی کریں جو کرنے کی ضرورت ہے۔
2. اس بات کا تعین کریں کہ ان کاموں کے لیے کون جوابدہ ہے۔
3. کاموں کو ایک ترتیب میں ترتیب دیں۔
4. ورک فلو کی جانچ کریں۔
5. جائزہ لیں اور دہرائیں۔

جب آپ کے ورک فلو کو برقرار رکھنے کی بات آتی ہے تو مسلسل بہتری کی مشق کرنا ضروری ہے۔ راستے میں یہ چھوٹی چھوٹی تبدیلیاں کرنے سے یہ یقینی ہو جائے گا کہ آپ کے ورک فلو میں صرف انتہائی ضروری اور اپ ڈیٹ ٹو ڈیٹ کام شامل ہیں – اور آپ کو لائن کے نیچے کسی بڑے اوور ہال پر وقت نہیں گزارنا پڑے گا۔

ورک فلو کے 3 بنیادی اجزاء

اگرچہ ہر ورک فلو میں کاموں کی تعداد 8 سے 80 تک مختلف ہو سکتی ہے، ہر ورک فلو 3 بنیادی اجزاء پر مشتمل ہوتا ہے:

محرک:وہ واقعہ جو ورک فلو شروع کرتا ہے۔ یہ ایک عمل، فیصلہ، مخصوص وقت، یا کسی چیز کا ردعمل ہو سکتا ہے۔کاموں/کاموں کا سلسلہ:اس میں ورک فلو میں شامل تمام کام، لوگ اور ڈیلیوری ایبل شامل ہیں۔نتائج:ورک فلو کیا پیدا کرتا ہے۔ نتیجہ یا نتیجہ کچھ ٹھوس ہو سکتا ہے جیسے کوئی سروس خریدنا یا کچھ خاص معلومات تک رسائی جیسے مزید خلاصہ۔

کاموں کا سلسلہ ورک فلو کی اکثریت کو لے گا، لیکن محرک اور نتائج دونوں یکساں طور پر اہم ہیں۔ اگر آپ نہیں جانتے کہ آپ کا عمل کہاں سے شروع اور ختم ہونا چاہیے، تو آپ کا ورک فلو کافی بیکار ہو گا۔

ورک فلو کی اقسام

چونکہ کام تینوں میں کرنا ہمیشہ بہتر ہوتا ہے، اس لیے ورک فلو کی تین بنیادی اقسام ہیں جن کا آپ سامنا کریں گے:

• پروجیکٹ ورک فلو
• سادہ عمل ورک فلو
• مشروط عمل ورک فلو

ان اقسام کے درمیان صحیح فرق کو پارس کرنا بعض اوقات مشکل ہو سکتا ہے، لیکن، ہر چیز کی طرح، آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ آپ کام کے لیے صحیح ٹول استعمال کر رہے ہیں۔

پروجیکٹ ورک فلو سب سے زیادہ سادہ قسم ہیں. وہ عام طور پر کسی پروجیکٹ کو ٹریک پر رکھنے کے لیے بنائے گئے کام کے فلو ہیں تاکہ ڈیلیور ایبلز وقت پر ہوں، جوابدہی واضح ہو، اور آپ کی ٹیم کو کسی قسم کی رکاوٹ کا سامنا نہ ہو۔

آپ پروجیکٹ ورک فلو کے کچھ حصوں کو دوبارہ استعمال کرنے کے قابل ہو سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، مواد کی ٹیم مواد کے متعدد ٹکڑے بناتی ہے۔

ان میں سے ہر ایک چھوٹا سا منصوبہ ہے۔ مختلف عوامل پر منحصر ہے، درست اقدامات ہمیشہ ایک جیسے نہیں ہوتے ہیں۔ مجموعی عمل کے بعد سے ہے تاہم، ہم تحقیق، جائزے اور تصویری درخواستوں جیسی چیزوں کے لیے مواد کی تخلیق کے ورک فلو کو دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں۔

اگلا، آپ کے پاس ہے سادہ عمل ورک فلو . اس قسم کا ورک فلو آپ کے تمام متوقع، دہرائے جانے کے قابل کاموں کا احاطہ کرتا ہے۔ انوائس بھیجنا یا وقت کی منظوری دینا آسان عمل کا ورک فلو ہے۔

اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے: کچھ بھی نہیں بدلتا ہے۔ ورک فلو ہر بار جب بھی ورک فلو چلایا جاتا ہے بالکل اسی طرح کی پیروی کرتا ہے۔

سادہ

آخر میں، وہاں ہے مشروط عمل ورک فلو . یہ ورک فلو ایک شکل کا استعمال کرتے ہیں۔ پھر اگر عمل کی ساخت کے لیے منطق۔

یہ ورک فلوز کا اپنا اپنا ایڈونچر ناول ہے: اگر آپ تہھانے کو دریافت کرنا چاہتے ہیں، تو ٹاسک 13 پر جائیں۔ اگر آپ قصبے کی چھان بین کرنا چاہتے ہیں، تو ٹاسک 22 پر جائیں۔

Process Street میں، ہم اسے مشروط منطق کہتے ہیں، جو ایک ہی ورک فلو کے اندر برانچنگ پاتھ ویز بناتی ہے۔ یہ بہت اچھا ہے کیونکہ اس کا مطلب ہے کہ آن بورڈنگ یا مدد کے ٹکٹ جیسی چیزوں کے لیے آپ کو متعدد حالات کے لیے صرف ایک ورک فلو کی ضرورت ہے۔

پے رول پروسیسرز کا کلائنٹ آن بورڈنگ ورک فلو اس بات کی ایک بہترین مثال ہے کہ مشروط منطق کیا کر سکتی ہے:

پے رول پروسیسرز کس طرح کلائنٹ آن بورڈنگ کے لیے پروسیس اسٹریٹ کی مشروط منطق کا استعمال کرتے ہیں۔

ورک فلو کی اصلاح

مجھے کچھ عرصہ قبل LinkedIn پر ایک پوسٹ نظر آئی جس میں بزنس بز ورڈز اور جرگن کے بارے میں بات کی گئی تھی۔ یہ بزور الفاظ دو اقسام میں تقسیم ہوئے:

• کسی دوسرے طریقے سے بیان کرنے کے لیے بہت مبہم (متحرک اور اس کے ساتھیوں کے بارے میں سوچیں)
• تو ظاہر ہے کہ انہیں کہنے کی ضرورت نہیں تھی (جدید، گاہک پر مبنی، وغیرہ)

اصلاح ان بز ورڈز کی طرح تھوڑا سا ہے۔ ہم سب جانتے ہیں کہ لغت میں آپٹمائز کا کیا مطلب ہے۔ ہم سب جانتے ہیں کہ یہ ایک اچھی چیز ہے۔ چیزیں ہمیشہ بہتر ہوتی ہیں جب ان کو بہتر بنایا جاتا ہے۔

لیکن کام کے بہاؤ کے سلسلے میں اصلاح کا کیا مطلب ہے؟ کیا ہے ایک بہتر کام کا فلو اور آپ اسے کیسے حاصل کرتے ہیں؟

مسلسل بہتری

ورک فلو کی تعمیر صرف پہلا قدم ہے۔ مناسب توجہ کے بغیر، کام کا بہاؤ آسانی سے ناکارہیوں اور بے کار کاموں کی زد میں آ سکتا ہے۔

یہی وہ جگہ ہے جہاں مسلسل بہتری آتی ہے۔ وقتاً فوقتاً اپنے ورک فلو کو چیک کر کے آپ یقینی بنا سکتے ہیں کہ وہ موجودہ رہیں اور آپ کی ضروریات کے مطابق ہوں۔ اس کے بعد آپ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ آیا آپ کو اپنے عمل میں اضافی یا پیش رفت تبدیلیاں کرنے کی ضرورت ہے اور آپ کے ورک فلو کیسے چلتے ہیں۔

بڑھتی ہوئی تبدیلیاں بنیادی طور پر وہی ہوتی ہیں جیسے وہ لگتی ہیں: چھوٹی چھوٹی تبدیلیاں اور بہتری جو آپ کرتے ہیں اور جب آپ ان کے سامنے آتے ہیں۔

بریک تھرو تبدیلیاں بڑی تبدیلیاں ہیں جو عام طور پر گروپ کے جائزے اور فیصلہ سازی کے عمل کے ذریعے کی جاتی ہیں۔ جب کہ آپ اپنے آپ کو کافی حد تک اضافی تبدیلیاں کرتے ہوئے پا سکتے ہیں، اگر آپ خود کو زیادہ تر اہم تبدیلیاں کرتے ہوئے پاتے ہیں، تو آپ کو اپنے ورک فلو (اور ممکنہ طور پر آپ کے عمل) کا دوبارہ جائزہ لینے کی ضرورت ہے۔

Six Sigma , DMAIC , lean , اور kaizen سبھی مسلسل بہتری کو نافذ کرنے کے لیے واقعی مفید ٹولز ہیں۔

ورک فلو آٹومیشن

آٹومیشن ورک فلو کی بنیاد ہے۔

ورک فلو ان تمام جنگلی، بدیہی عمل کو لے کر ان میں ترتیب لاتا ہے۔ لیکن اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آٹومیشن ورک فلو میں شامل ہے – یا یہاں تک کہ ہر ورک فلو کو آٹومیشن کی ضرورت ہے۔

ابھی تک الجھن میں؟

ورک فلو آٹومیشن اس بات کی نشاندہی کر رہا ہے کہ عمل کے کون سے حصے زیادہ – یا کسی بھی – انسانی شمولیت کے بغیر کیے جا سکتے ہیں۔

ان چیزوں کی کچھ مثالیں جو آپ خودکار کر سکتے ہیں یہ ہیں:

• ایک معیاری خیرمقدم ای میل بھیجنا
• ڈیٹا کو اسپریڈشیٹ میں منتقل کرنا
• آپ کے کیلنڈر میں ایک ایونٹ شامل کرنا
• ادائیگی پر کارروائی ہو رہی ہے۔

یہ تمام دہرائے جانے والے کام ہیں جن میں اپنے طور پر صرف چند منٹ لگ سکتے ہیں، لیکن ان منٹوں میں اضافہ ہوتا ہے۔

اس کے علاوہ، انسانی غلطی کا امکان زیادہ ہے. اس کے بارے میں سوچیں: آپ کے پاس ڈیٹا کے اندراج کے گھنٹے ہیں۔ بس وہیں بیٹھا، سارا دن کالموں میں نمبر لگاتا رہا، سب سے زیادہ جوش و خروش کے ساتھ جب ٹونی اس صبح ڈونٹس کے ساتھ آیا۔

آپ اچھے ارادے کے ساتھ شروعات کرتے ہیں، لیکن آپ کس وقت آٹو پائلٹ پر جاتے ہیں؟ کس مقام پر آپ غلطی سے ایک اضافی صفر مارتے ہیں اور ایک کلائنٹ سے 0 کی بجائے 00 وصول کرتے ہیں؟ یا اس کے برعکس؟ وہ دونوں برے ہیں۔

اس لیے آپ خودکار ہیں۔

ایک بار جب آپ نے شناخت کر لیا کہ کن کاموں کو خودکار بنانا ہے، تو عمل درآمد بہت سیدھا ہے۔ Zapier جیسے سافٹ ویئر کے ساتھ، آپ ایک ایپ میں ٹرگر کو دوسرے ایپ میں کسی نتیجے سے منسلک کرنے کے لیے انضمام ترتیب دے سکتے ہیں۔

آپ ایک بار ڈیٹا درج کریں۔ یہ ان تمام جگہوں پر بھیجا جاتا ہے جن کی اسے ضرورت ہے۔ آپ کو تمام چینلز پر مکمل درستگی حاصل ہے اور یہ صرف آپ کو بٹن پر کلک کرنے میں لگنے والا وقت خرچ کرتا ہے۔

ورک فلو کے فوائد

ورک فلو فضلہ کو کم کرتا ہے۔ ضائع شدہ وقت، ضائع کوشش، ضائع شدہ وسائل۔

جیسا کہ آپ اپنے عمل کا نقشہ بناتے ہیں، آپ یہ شناخت کرنے کے قابل ہو جائیں گے کہ آپ کے پاس کہاں رکاوٹیں اور بے کار کام ہیں۔ ایک بار جب آپ جان لیں کہ وہ کہاں ہیں، آپ انہیں ختم کر سکتے ہیں۔ تب آپ اور آپ کی ٹیم ضروری کاموں پر توجہ مرکوز کر سکتی ہے۔

کام کے بہاؤ مواصلات، جوابدہی، اور شفافیت کے لیے بھی بہترین ہیں۔ ورک فلو کو یہ واضح کر دینا چاہیے کہ ڈیلیوری ایبل کو کیا اور کب مکمل کیا جانا چاہیے اس کے لیے کون ذمہ دار ہے۔ آپ کو اپنی ٹیم کو مائیکرو مینیج کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ کی ٹیم کو مائیکرو مینیج کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ہر کوئی زیادہ خوش ہے۔

چونکہ کسی عمل کے ہر پہلو کو ورک فلو میں دستاویزی شکل دی جاتی ہے، اس لیے ٹیم میں شامل ہر فرد کے پاس وہ معلومات ہوتی ہیں جب انہیں اس کی ضرورت ہوتی ہے۔ غلط مواصلت کو کم کرنے سے پیداواری صلاحیت بہتر ہوتی ہے – اور آپ کی ٹیم کو ان کے کاموں اور ایک دوسرے سے بہت کم مایوسی ہوتی ہے۔

ورک فلو کے چیلنجز

ورک فلو کو مسلسل توجہ کی ضرورت ہے۔ آپ آسانی سے ایک نہیں بنا سکتے اور توقع نہیں کر سکتے ہیں کہ وہ ہمیشہ کے لیے مکمل طور پر چلے گا۔ آپ کو اسے برقرار رکھنے کی ضرورت ہے۔

ورک فلو کی دیکھ بھال وقت طلب اور پیچیدہ ہو سکتی ہے۔ خاص طور پر اگر آپ اپنے مسلسل بہتری کے اصولوں پر عمل نہیں کر رہے ہیں۔

لیکن باقاعدگی سے دیکھ بھال نہ کرنے سے سنگین مسائل پیدا ہوتے ہیں:

• غلط وقت/ لاگت کا تخمینہ
• غلط مواصلت کی غلطیاں
• اہم اقدامات کو چھوڑنا یا بھول جانا
• منظوریوں کو بغیر جانچ کے لاگو کیا جاتا ہے – یا ضرورت پڑنے پر لاگو نہیں کیا جاتا ہے۔
• مہنگی رکاوٹیں

ایک کار کی طرح ورک فلو کے بارے میں سوچئے۔ کاریں واقعی مفید اور کارآمد ہیں۔ آپ عام طور پر پیدل چلنے کے بجائے گاڑی چلا کر کم وقت میں زیادہ کام کر سکتے ہیں۔

گوگل دستاویزات کے الفاظ کی گنتی

اس کے علاوہ آپ کو سب کچھ لے جانے کی ضرورت نہیں ہے۔

لیکن کاروں کو چیک اپ کی ضرورت ہے۔ کچھ چھوٹے ہیں - نئے ٹائر، تیل کی تبدیلی، اخراج ٹیسٹ، وغیرہ۔ کبھی کبھی آپ کو تھوڑی زیادہ سرمایہ کاری کرنی پڑتی ہے – جیسے ایک نیا اسٹارٹر یا فین بیلٹ۔ اپنے طور پر، یہ چیزیں واقعی کوئی بڑی بات نہیں ہیں۔

اگر آپ کبھی بھی تیل کی تبدیلی کے بغیر بہت لمبے عرصے تک چلے گئے ہیں، تاہم، آپ کو بخوبی معلوم ہوگا کہ باقاعدہ دیکھ بھال کتنی اہم ہوسکتی ہے۔

ورک فلو سافٹ ویئر ٹولز اور وینڈرز

اگر آپ گوگل ورک فلو (جو آپ نے ظاہر کیا ہے)، تو آپ بالکل دیکھیں گے کہ وہاں کتنے قسم کے ورک فلو سافٹ ویئر موجود ہیں۔ جب آپ ابھی ورک فلو کے ساتھ شروعات کر رہے ہیں - جو آپ ہیں - اس بات کی نشاندہی کرنا مشکل ہے کہ کون سی پیش کرتا ہے جو آپ کو بہترین قیمت کے لیے درکار ہے۔

تو یہاں ہمارے چند پسندیدہ ورک فلو بلڈنگ ٹولز ہیں:

ایئر ٹیبل ہم کس طرح منظم رہتے ہیں۔ کے ساتھ ایئر ٹیبل آپ پرسنلائزڈ ویوز، کسٹم کنبان بورڈز ترتیب دے سکتے ہیں، اور ریکارڈ بنانے سے لے کر ای میل بھیجنے تک ہر چیز کو خودکار بنا سکتے ہیں۔

میں دیکھتا ہوں آپ کے ورک فلو کی خاکہ نگاری کے لیے بہترین ٹول ہے۔ میں دیکھتا ہوں ایک اشتراکی وائٹ بورڈ کی طرح کام کرتا ہے جہاں آپ کی پوری ٹیم - چاہے دور دراز سے ہو یا ذاتی طور پر - اس چیز کو بنانے کے لیے مل کر کام کر سکتی ہے جس کی آپ کو ضرورت ہے۔

سلیک وہاں موجود تقریباً ہر ٹیم کے لیے یونیورسل پیغام رسانی کا مرکز ہے۔ اور کیوں نہیں؟ سلیک آپ جن ایپس کے ساتھ کام کرتے ہیں ان کے ساتھ بہت زیادہ ضم ہوتا ہے۔ آپ ہڈلز میں کود سکتے ہیں، ویڈیوز ریکارڈ کر سکتے ہیں، اور اپنی ٹیم کے ہر فرد کے ساتھ فائلیں شیئر کر سکتے ہیں – یا صرف ایک۔ اور وہاں GIFs ہیں۔ کون اچھا GIF پسند نہیں کرتا؟

پروسیس اسٹریٹ۔ آپ جانتے تھے کہ آنے والا ہے، ٹھیک ہے؟ پراسیس اسٹریٹ ورک فلو ہمارے ہر کام کا مرکزی مرکز ہیں۔ پی ٹی او کی درخواستیں، آن بورڈنگ، ہیلپ ڈیسک، اس صفحہ کو بنانا… یہ سب کام کے بہاؤ کے ذریعے کیا گیا۔ اور - یا تو Zapier یا ہماری پہلی پارٹی آٹومیشن کے ذریعے - وہ تمام ورک فلوز سلیک، ایئر ٹیبل، اور ہمارے باقی سافٹ ویئر سوٹ سے منسلک ہو سکتے ہیں۔

ورک فلو کیسا لگتا ہے؟

یہ ایک عمل کا خاکہ ہے:

خاص طور پر، یہ ہمارے مواد کی تخلیق کے عمل کا خاکہ ہے۔ اس عمل کے لیے ورک فلو میں بہت سے، بہت سے مزید مراحل، مختلف قسم کے مشروط راستے، اور بہت ساری خودکار ہیں۔

لیکن یہیں سے اس کا آغاز ہوا۔ اسائنمنٹ کے آغاز سے اشاعت تک آٹھ مراحل۔

اگر آپ نے مواد کی ٹیم میں سے کسی سے اس عمل کی وضاحت کرنے کو کہا، تو میں شرط لگانے کو تیار ہوں کہ یہ اتنا مختصر یا اتنا مخصوص نہیں ہوگا۔ کچھ مراحل کی وضاحت کی جائے گی، کچھ کو چھوڑ دیا جائے گا، اور تفصیل بذات خود شاید کافی نان لائنر ہوگی۔

لوگوں کا دماغ اسی طرح کام کرتا ہے۔ اسی لیے ورک فلو بنانے سے پہلے اپنے عمل کا خاکہ بنانا ضروری ہے۔

اب، ان آٹھ مراحل میں سے ہر ایک ورک فلو کے اندر ایک سیکشن بن جاتا ہے۔ پھر ہم ہر قدم کو انفرادی کاموں میں توڑ دیتے ہیں۔

مثال کے طور پر، پہلے مرحلے میں، رائٹر کو ایک اسائنمنٹ موصول ہوتا ہے، ورک فلو کے کام کچھ اس طرح نظر آتے ہیں:

1. موضوع کا انتخاب کیا گیا ہے (ایئر ٹیبل ریکارڈ سلیک کے ذریعے تیار کیا گیا ہے)
2. مقررہ تاریخ (پروسیس اسٹریٹ ورک فلو کے ذریعے کیلنڈر میں شامل)
3. اشاعت کی تاریخ مقرر (ورک فلو کے ذریعے کیلنڈر میں شامل)
4. ایڈیٹر کو تفویض کیا گیا ہے (ایئر ٹیبل ریکارڈ ورک فلو کے ذریعے اپ ڈیٹ کیا گیا ہے)
5. ڈیزائن ٹیم کو تفویض کیا گیا ہے (Airtable ریکارڈ Airtable کے ذریعے تیار کیا گیا ہے)
6. مصنف کو اسائنمنٹ موصول ہوتا ہے (سلیک اینڈ پروسیس اسٹریٹ کے ذریعے موصول ہونے والی اطلاع)

ان چھ کاموں میں سے ہر ایک کو ایک ہی عمل میں تقسیم کیا گیا ہے۔ یہ عمل کو آسان بناتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کچھ بھی باقی نہ رہے۔ ان آٹومیشنز کے بغیر، غلطی سے مقررہ تاریخ مقرر کرنا بہت آسان ہوگا لیکن اشاعت کی تاریخ نہیں۔

اگر وہ تاریخیں دستی طور پر ہر ایک کے لیے درج کی گئی تھیں، تو ٹیم کا ہر رکن مختلف مقررہ تاریخوں کی طرف کام کر سکتا ہے – جو لائن میں بڑی رکاوٹوں کا سبب بن سکتا ہے۔

اپنے ورک فلو سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کا طریقہ

یاد رکھیں کہ ورک فلو ایک ٹول ہے۔ یہ ایک مفید ٹول اور ایک ورسٹائل ٹول ہے، لیکن یہ سب کچھ نہیں کر سکتا۔

اپنے ورک فلو کی تعمیر کرتے وقت، آپ کو اس عمل کے بارے میں واضح طور پر سمجھنے کی ضرورت ہے جس پر آپ کام کر رہے ہیں اور اس کے نتائج کو آپ حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ شناخت کریں کہ کون سے کام خودکار ہو سکتے ہیں اور جن کے لیے مزید کام کرنے کی ضرورت ہے۔

سب سے اہم بات، اس پر کام جاری رکھیں۔ ایک اچھا ورک فلو مسلسل بدل رہا ہے کیونکہ آپ کا عمل – اور آپ کی ضروریات – مسلسل بدلتی رہیں گی۔ اگر آپ کے ورک فلو میں کوئی چیز بے کار یا غیر متعلقہ ہو گئی ہے تو اس سے چھٹکارا حاصل کریں۔ اگر آپ اس عمل میں ایک نیا مرحلہ شامل کرتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ آپ اسے اپنے ورک فلو میں بھی شامل کریں۔

ایک اچھا ورک فلو کام کو آسان بنانا چاہیے، زیادہ پیچیدہ نہیں۔