ایکسل میں ورک فلو کیسے بنایا جائے۔

مائیکروسافٹ ایکسل ورک فلو ایک حقیقی چیز ہے جو موجود ہے۔ کیا آپ جانتے ہیں کہ؟ میں نے نہیں کیا۔ میں نے سوچا کہ ایکسل صرف چارٹ اور گراف بنانے کے لیے ہے، لیکن یہ سچ ہے!

آپ دراصل ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے ورک فلو بنا سکتے ہیں۔ اور یہ بھی خاص طور پر پیچیدہ ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔ میں نے سوچا کہ یہ بہت مشکل ہو گا، لیکن 15 آسان اقدامات پر عمل کر کے ایک بنیادی ورک فلو بنایا جا سکتا ہے۔

اس آرٹیکل میں، میں ایکسل ورک فلو بنانے کے مراحل کو توڑنے جا رہا ہوں اس کے ساتھ آپ ان کو کس چیز کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔

ہم اس بات پر بھی تبادلہ خیال کریں گے کہ کیا ایکسل ورک فلو جدید ورک فلو کی دنیا میں واقعی اپ ٹو سنف ہیں، اور کچھ بہترین متبادلات دیکھیں گے۔

چلو!

ورک فلو کیا ہے؟

شروع کرنے کے لیے، آئیے بنیادی باتوں پر واپس جائیں اور اس بات کو توڑ دیں کہ ورک فلو اصل میں کیا ہے۔

ورک فلو کسی خاص عمل کو مکمل کرنے یا کسی خاص مقصد کو حاصل کرنے کے لیے ضروری ایک دوسرے سے جڑے ہوئے اقدامات یا کاموں کا ایک سلسلہ ہے۔ یہ کسی تنظیم یا فرد کے کام کے ماحول میں سرگرمیوں، معلومات اور وسائل کے بہاؤ کی نمائندگی کرتا ہے۔

ورک فلو کو دہرائے جانے والے یا پیچیدہ کاموں کو ہموار اور خودکار بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ کام موثر اور مستقل طور پر آگے بڑھتا ہے۔ وہ ایک منظم فریم ورک فراہم کرتے ہیں جو ایک عمل میں شامل مختلف سرگرمیوں کے درمیان ترتیب، انحصار اور تعامل کی وضاحت کرتا ہے۔

کام کا بہاؤ دستی یا خودکار ہو سکتا ہے، پیچیدگی اور عمل کو سپورٹ کرنے کے لیے ٹولز یا سافٹ ویئر کی دستیابی پر منحصر ہے۔ آٹومیشن ٹولز، بشمول سافٹ ویئر ایپلی کیشنز یا ورک فلو مینجمنٹ سسٹم، کاموں کو خودکار اور ہموار کرنے میں مدد کر سکتے ہیں، دستی کوشش اور انسانی غلطی کو کم کرتے ہیں۔

ایکسل میں ورک فلو کیسے بنایا جائے۔

ایکسل کے ساتھ ورک فلوز بنانا ورک فلو سافٹ ویئر استعمال کرنے جتنا سیدھا نہیں ہے کیونکہ اسے ورک فلو ٹول بننے کے لیے ڈیزائن نہیں کیا گیا تھا، یہ ایک اسپریڈشیٹ ٹول ہے۔ تاہم، اب بھی طریقے موجود ہیں تم بنا سکتے ہو اور یہاں تک کہ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے ورک فلو کو خودکار بنائیں، تو آئیے مرحلہ وار عمل کو دیکھیں۔

آؤٹ لک پر فونٹ کا سائز تبدیل کرنے کا طریقہ

مرحلہ 1: ورک فلو کی شناخت کریں۔

مخصوص عمل یا کام کا تعین کریں جو آپ کرنا چاہتے ہیں۔ ایکسل کا استعمال کرتے ہوئے ہموار کریں۔ . یہ ڈیٹا انٹری اور تجزیہ سے لے کر پروجیکٹ مینجمنٹ یا انوینٹری ٹریکنگ تک کچھ بھی ہوسکتا ہے۔

مرحلہ 2: ان پٹ اور آؤٹ پٹس کی وضاحت کریں۔

ورک فلو کو شروع کرنے کے لیے درکار ان پٹس (ڈیٹا، فارمز، یا دیگر وسائل) اور مطلوبہ آؤٹ پٹ (رپورٹس، حسابات، یا اطلاعات) کی شناخت کریں جس کی آپ اس عمل سے توقع کرتے ہیں۔

مرحلہ 3: اقدامات کی منصوبہ بندی کریں۔

ورک فلو کو انفرادی مراحل یا مراحل میں تقسیم کریں۔ ہر قدم کی ترتیب اور انحصار پر غور کریں۔ پیچیدہ ورک فلو کے لیے، آپ کو عمل کو دیکھنے کے لیے فلو چارٹس یا خاکے استعمال کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

مرحلہ 4: ورک شیٹس بنائیں

ایک نئی ایکسل ورک بک کھولیں اور اپنے ورک فلو میں ہر قدم کے لیے ورک شیٹس بنائیں۔ ہر ورک شیٹ کو اس کے مقصد کی نمائندگی کرنے کے لیے وضاحتی طور پر نام دیں۔

مرحلہ 5: ڈیٹا انٹری فارم ڈیزائن کریں۔

اگر آپ کے ورک فلو میں مرحلہ 6 شامل ہے: ڈیٹا درج کریں۔

مناسب ورک شیٹس یا فارمز میں ڈیٹا داخل کرنا شروع کریں۔ آپ کے ورک فلو پر منحصر ہے، آپ کو دستی طور پر ڈیٹا درج کرنے یا اسے بیرونی ذرائع سے درآمد کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

مرحلہ 7: فارمولے اور افعال استعمال کریں۔

حسابات، ڈیٹا کی ہیرا پھیری، اور ڈیٹا کے تجزیے کو خودکار کرنے کے لیے Excel کے فارمولوں اور افعال سے فائدہ اٹھائیں۔ جیسے افعال استعمال کریں۔

• SUM
• اوسط
• اگر
• VLOOKUP

حساب کتاب کرنے اور مطلوبہ نتائج پیدا کرنے کے لیے۔

مرحلہ 8: فارمیٹنگ اور مشروط فارمیٹنگ کا اطلاق کریں۔

پڑھنے کی اہلیت کو بہتر بنانے کے لیے اپنے ڈیٹا کو مناسب طریقے سے فارمیٹ کریں۔ اپنے ڈیٹا کے اندر مخصوص حالات یا نمونوں کو نمایاں کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ کا استعمال کریں۔

مرحلہ 9: تصورات بنائیں

ایکسل کی پیشکش آپ کے ڈیٹا کو بصری طور پر پیش کرنے کے لیے مختلف چارٹ کی اقسام۔ کلیدی معلومات کو مزید قابل رسائی طریقے سے خلاصہ کرنے اور پیش کرنے کے لیے چارٹ یا گراف بنائیں۔

یاد رکھیں، ایکسل میں ورک فلو سادہ سے پیچیدہ تک ہو سکتا ہے۔ ایک سیدھے سادے عمل کے ساتھ شروع کریں اور آہستہ آہستہ پیچیدگیوں میں اضافہ کریں کیونکہ آپ Excel کی خصوصیات اور صلاحیتوں سے زیادہ واقف ہوتے جائیں گے۔ یہاں تک کہ کچھ ہیں۔ ٹیمپلیٹس جو آپ چیک کر سکتے ہیں۔ !

ایکسل ورک فلو کے استعمال کے معاملات

ایکسل ایک ورسٹائل ٹول ہے جس کا اطلاق صنعتوں اور فنکشنز میں ورک فلو کے استعمال کے مختلف کیسز پر کیا جا سکتا ہے۔ یہاں پانچ عام استعمال کے معاملات ہیں جہاں ایکسل ورک فلو نمایاں طور پر کارکردگی کو بہتر بنا سکتا ہے اور عمل کو ہموار کر سکتا ہے:

ڈیٹا انٹری اور تجزیہ

ایکسل کو ڈیٹا انٹری اور تجزیہ کے کاموں کے لیے سٹرکچرڈ ڈیٹا انٹری فارم بنا کر، ڈیٹا کی توثیق کا اطلاق، اور فارمولوں اور فنکشنز کو استعمال کر کے وسیع پیمانے پر استعمال کیا جاتا ہے۔ آپ حسابات کو خودکار کر سکتے ہیں، ڈیٹا کا تجزیہ کر سکتے ہیں، اور رپورٹیں بنا سکتے ہیں۔

کام کی ترتیب لگانا

ایکسل پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے ایک قابل قدر ٹول ہے، جو آپ کو منصوبہ بندی کرنے، پیش رفت کو ٹریک کرنے، اور پروجیکٹ سے متعلقہ ڈیٹا کا نظم کرنے کے قابل بناتا ہے۔ آپ پروجیکٹ کے نظام الاوقات کو دیکھنے کے لیے گینٹ چارٹس، ٹاسک لسٹ اور ٹائم لائنز بنا سکتے ہیں۔

اس میں مشروط فارمیٹنگ ہے جسے سنگ میل، ڈیڈ لائنز اور اہم راستوں کو نمایاں کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ پراجیکٹ ڈیٹا کو فارمولوں اور فنکشنز کے ساتھ ضم کر کے، آپ حسابات کو خودکار کر سکتے ہیں، وسائل کی تقسیم کی نگرانی کر سکتے ہیں، اور پروجیکٹ کے اخراجات کو ٹریک کر سکتے ہیں۔

بجٹ اور مالیاتی منصوبہ بندی

ایکسل عام طور پر بجٹ اور مالیاتی منصوبہ بندی کے ورک فلو کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ آپ جامع بجٹ ٹیمپلیٹس بنا سکتے ہیں، اخراجات کو ٹریک کر سکتے ہیں، آمدنی کی پیشن گوئی کر سکتے ہیں، اور مالی تناسب کا حساب لگا سکتے ہیں۔

اس کے بلٹ ان فنکشنز، جیسے SUM، AVERAGE، اور IF، آپ کو حساب لگانے اور مالی ڈیٹا کا تجزیہ کرنے کے قابل بناتے ہیں۔ ورک شیٹس کو جوڑ کر اور ایکسل کے ڈیٹا کی توثیق کا استعمال کرکے، آپ درست اور مستقل مالی منصوبہ بندی کو یقینی بنا سکتے ہیں۔

انوینٹری مینجمنٹ

انوینٹری مینجمنٹ ورک فلو کے لیے، آپ انوینٹری کی سطحوں، اسٹاک کی نقل و حرکت، اور پوائنٹس کو دوبارہ ترتیب دے سکتے ہیں اور ان کا نظم کر سکتے ہیں۔ مشروط فارمیٹنگ کی خصوصیت کم اسٹاک کی سطح یا آنے والی دوبارہ ترتیب کی تاریخوں کو نمایاں کر سکتی ہے۔ فارمولوں اور افعال کو استعمال کر کے، آپ انوینٹری کے حسابات کو خودکار کر سکتے ہیں، جیسے کہ مقدار کو دوبارہ ترتیب دینا اور انوینٹری کی کل تشخیص۔

انسانی وسائل

ایکسل انسانی وسائل (HR) ورک فلو کے لیے قابل قدر ہے، بشمول ملازمین کے ڈیٹا کا انتظام، حاضری سے باخبر رہنا، ملازم کی آن بورڈنگ، اور کارکردگی کا جائزہ۔ اس کا استعمال ملازمین کا ڈیٹا بیس بنانے، ذاتی تفصیلات ریکارڈ کرنے، پتیوں کو ٹریک کرنے اور پے رول کا حساب لگانے کے لیے کیا جا سکتا ہے۔

فارمولوں اور فنکشنز کا استعمال کرتے ہوئے، آپ حاضری کے حساب کو خودکار کر سکتے ہیں، رپورٹیں بنا سکتے ہیں، اور HR تجزیات کو انجام دے سکتے ہیں۔ مشروط فارمیٹنگ کو زائد المیعاد تشخیص یا تربیت کی ضروریات کی نشاندہی کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

ایکسل ورک فلو کی خصوصیات

یہاں ایکسل کی کچھ خصوصیات کا ایک ٹوٹنا ہے جو ہم نے پہلے ہی استعمال کے معاملات میں دیکھے ہیں، کچھ دیگر واقعی مفید خصوصیات کے ساتھ:

ڈیٹا انٹری اور توثیق

ایکسل ڈیٹا انٹری کے لیے صارف دوست انٹرفیس فراہم کرتا ہے۔ آپ Excel کی خصوصیات جیسے ڈیٹا کی توثیق، ڈراپ ڈاؤن فہرستیں، اور ان پٹ پابندیاں استعمال کرتے ہوئے حسب ضرورت ڈیٹا انٹری فارم ڈیزائن کر سکتے ہیں۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ورک بک میں درج کردہ ڈیٹا مخصوص اصولوں کی پیروی کرتا ہے یا پہلے سے طے شدہ معیار کے مطابق ہوتا ہے۔

حسابات اور فارمولے۔

آپ بنیادی ریاضی کی کارروائیوں، مجموعی اعداد و شمار، مشروط حسابات، اور بہت کچھ کرنے کے لیے فارمولے استعمال کر سکتے ہیں۔ آؤٹ پٹ پیدا کرنے اور عمل کو ہموار کرنے کے لیے یہ حسابات آپ کے ورک فلو میں شامل کیے جا سکتے ہیں۔

مشروط فارمیٹنگ

مشروط فارمیٹنگ آپ کو اپنے ڈیٹا کے اندر مخصوص حالات یا نمونوں کو نمایاں کرنے کے قابل بناتی ہے۔ قواعد ترتیب دے کر، آپ خود بخود سیلز کو اپنے بیان کردہ معیار کی بنیاد پر فارمیٹ کر سکتے ہیں۔

یہ اہم ڈیٹا، غلطیوں، یا رجحانات کی بصری شناخت کے لیے مفید ہو سکتا ہے، جس سے معلومات کا تجزیہ اور تشریح کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

ڈیٹا کا تجزیہ

ڈیٹا کے تجزیہ کے مختلف ٹولز ہیں، جیسے PivotTables، Power Query، اور Power Pivot، جو آپ کو بڑے ڈیٹا سیٹس کا مؤثر طریقے سے تجزیہ کرنے اور تبدیل کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ یہ ٹولز بامعنی بصیرت نکالنے کے لیے ڈیٹا کو فلٹر کرنے، ترتیب دینے، گروپ کرنے اور خلاصہ کرنے میں آپ کی مدد کر سکتے ہیں۔

مشروط منطق اور آٹومیشن

مشروط منطق کے افعال اور خصوصیات، جیسے IF سٹیٹمنٹس، نیسٹڈ فنکشنز، اور میکروز، آپ کو عمل کو خودکار کرنے اور فیصلہ سازی کے ورک فلو بنانے کے قابل بناتے ہیں۔

مشروط منطق ترتیب دے کر، آپ ایکسل کو مخصوص حالات کی بنیاد پر مختلف اعمال انجام دینے کی ہدایت دے سکتے ہیں۔ میکروس، VBA کا استعمال کرتے ہوئے تخلیق کیا گیا ہے، آپ کو بار بار ہونے والے کاموں کو خودکار کرنے اور ایک ہی کلک کے ساتھ کارروائیوں کی ایک سیریز کو انجام دینے کی اجازت دیتا ہے۔

ایکسل ورک فلو بنانے کے لیے بہترین جگہ کیوں نہیں ہے۔

اگرچہ ایکسل بعض ورک فلوز کے لیے ایک مفید ٹول ہو سکتا ہے، لیکن کچھ حدود ہیں جو اسے پیچیدہ یا توسیع پذیر ورک فلوز کے لیے کم موزوں بنا سکتی ہیں۔ یہاں کچھ وجوہات ہیں جن کی وجہ سے ایکسل بعض حالات میں ورک فلو کے لیے بہترین انتخاب نہیں ہو سکتا:

محدود اسکیل ایبلٹی

ایکسل کی اسکیل ایبلٹی ڈیٹا کے سائز اور پیچیدگی اور ورک بک تک رسائی حاصل کرنے والے صارفین کی تعداد تک محدود ہے۔

بڑے ڈیٹا سیٹس یا ورک فلو جس میں وسیع حسابات شامل ہیں کارکردگی کے مسائل پیدا کر سکتے ہیں اور ایپلیکیشن کو سست کر سکتے ہیں۔ جیسے جیسے ورک فلو پیچیدگی میں بڑھتا ہے اور صارفین کی تعداد میں اضافہ ہوتا ہے، ایکسل کم موثر اور غلطیوں کا زیادہ خطرہ بن سکتا ہے۔

ریئل ٹائم تعاون کا فقدان

اگرچہ Excel تعاون کی خصوصیات پیش کرتا ہے، جیسے مشترکہ ورک بک اور ٹریک تبدیلیاں، یہ حقیقی وقت میں تعاون کے لیے ڈیزائن نہیں کیا گیا ہے۔ ایک سے زیادہ صارفین بیک وقت ایک ہی ایکسل ورک بک پر کام نہیں کر سکتے ہیں، اور ایک صارف کی طرف سے کی گئی اپ ڈیٹس دوسروں کو فوری طور پر نظر نہیں آ سکتی ہیں۔

محدود ورک فلو آٹومیشن

ایکسل فارمولوں، فنکشنز اور میکروز کے ذریعے آٹومیشن کی بنیادی صلاحیتیں فراہم کرتا ہے۔ تاہم، پیچیدہ اور جدید ترین خودکار ورک فلو بنانے کے لیے مزید جدید ٹولز یا پروگرامنگ زبانوں کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

ایکسل کی آٹومیشن کی صلاحیتیں ورک فلو کے لیے کافی نہیں ہو سکتی ہیں جن میں پیچیدہ مشروط منطق، بیرونی سسٹمز کے ساتھ انضمام، یا پیچیدہ ڈیٹا ہیرا پھیری شامل ہے۔

ڈیٹا کی سالمیت اور سیکیورٹی کے خطرات

ایکسل فائلیں ڈیٹا کی سالمیت کے مسائل کا شکار ہو سکتی ہیں، خاص طور پر جب متعدد صارفین بیک وقت ایک ہی ورک بک پر کام کر رہے ہوں۔

بیک وقت ترمیم، غلط فارمولہ حوالہ جات، یا ڈیٹا کا حادثاتی طور پر حذف ہونا ڈیٹا میں تضادات اور غلطیوں کا باعث بن سکتا ہے۔ مزید برآں، فائلوں میں مضبوط حفاظتی خصوصیات کی کمی ہو سکتی ہے، جس سے وہ غیر مجاز رسائی یا ڈیٹا کی خلاف ورزیوں کا شکار ہو سکتے ہیں۔

میک پر کی بورڈ کو لاک کرنا

ایکسل ورک فلو کے متبادل

اگر ایکسل ورک فلو آپ کے لیے اچھا کام کر رہا ہے، تو بہت اچھا! میں یہاں آپ کی پریڈ پر بارش کرنے نہیں آیا ہوں۔ آپ جو کچھ بھی کرتے ہیں اگر آپ اور آپ کی ٹیم کے لیے بہتر ہو۔ آگے بڑھو!

تاہم، اگر آپ نے ایکسل ورک فلو آزمایا ہے اور وہ آپ کے لیے موزوں نہیں ہیں، تو اس متبادل پر غور کریں: ورک فلو مینجمنٹ سوفٹ ویئر۔

جب ہم نے ورک فلو کی تعریف کی تو میں نے پہلے حصے میں اس پر تھوڑا سا چھو لیا، لیکن اس کو تھوڑا اور قریب سے دیکھنے کے قابل ہے۔ ایکسل کو ورک فلو مینجمنٹ کے لیے ڈیزائن نہیں کیا گیا تھا۔ اگرچہ اس میں ایسا کرنے کی صلاحیت موجود ہے، لیکن اسے ترتیب دینا اور اسے برقرار رکھنا واقعی بہت جلد پیچیدہ ہو سکتا ہے۔

ورک فلو مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو بلڈنگ آٹومیشن ورک فلو کو تیز اور آسان بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ وہ بہت زیادہ صارف دوست ہیں، ایکسل جیسی بہت سی خصوصیات کے ساتھ آتے ہیں لیکن کم دستی سیٹ اپ کے ساتھ، اور وہ حقیقی وقت میں تعاون کی اجازت دیتے ہیں۔
Process Street ایک بہترین ورک فلو ٹول ہے جسے آپ Excel کی جگہ استعمال کر سکتے ہیں، اور اگر آپ اسے عملی طور پر دیکھنا چاہتے ہیں اور یہ تجربہ کرنا چاہتے ہیں کہ یہ کتنا مختلف ہے، تو ایک مفت ڈیمو بک کرو! ٹیم کا ایک رکن خوشی سے آپ کو دکھائے گا کہ یہ کیسے کام کرتا ہے اور یہ آپ کے ورک فلو کو کیسے بہتر بنا سکتا ہے۔