ایک عمل کیا ہے؟ باقاعدہ لوگوں کے لیے ایک نان بورنگ گائیڈ

عمل آپ کے خیال سے کہیں زیادہ دلچسپ ہیں۔ یہ کسی قسم کا مذاق نہیں ہے - وہ دلچسپ ہیں، میں قسم کھاتا ہوں۔ لیکن عمل کیا ہے؟

اگرچہ وہ ہیں۔ تعریف کے طور پر باہم وابستہ کام کے کاموں کا ایک مجموعہ جو کسی واقعے کے جواب میں شروع کیا گیا ہے جو ایک خاص نتیجہ حاصل کرتا ہے۔ ، اس میں تھوڑی سی بیک اسٹوری ہے جو ہمیں کارپوریٹ ٹرانکوئلائزرز کو ختم کرنے اور یہ سمجھنے میں مدد کرتی ہے کہ عمل کیا ہے، اور عمل کیوں اہمیت رکھتے ہیں۔

سب سے پہلے، عمل کی چند مثالیں:

• دکان کی صفائی
• ایک ای میل پتہ تلاش کرنا
• سافٹ ویئر کی تعیناتی
• کسٹمر پروفائلنگ
• ایک نئے ملازم پر سوار ہونا
• شادی کی منصوبہ بندی کرنا

لیکن وہ عمل کیوں ہیں؟ وہ صرف نوکریاں کیوں نہیں کر رہے ہیں؟ بات یہ ہے کہ جب آپ کسی عمل کو باضابطہ بناتے ہیں، تو آپ پیداواری صلاحیت کو ذہن میں رکھتے ہوئے ورک فلو کے بارے میں سوچتے ہیں اور اس پر عمل درآمد اور اصلاح کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

میں وفاداری کا چیک کہاں سے کیش کر سکتا ہوں۔

پہلا کاروباری عمل

کاروباری عمل کی قدیم ترین تعریف سکاٹش ماہر معاشیات سے آتی ہے۔ ایڈم سمتھ . 1776 میں اس نے اپنے خیال کو سادہ ترین عناصر تک توڑ دیا۔ بیان کیا ایک نظریاتی پن فیکٹری میں ایک کاروباری عمل، جس میں ایک پن بنانے کے لیے 18 الگ الگ لوگ شامل ہوتے ہیں:

ایک آدمی تار نکالتا ہے، دوسرا اسے سیدھا کرتا ہے، تیسرا اسے کاٹتا ہے، چوتھا اس کی طرف اشارہ کرتا ہے، پانچواں اسے سر حاصل کرنے کے لیے اوپر سے پیستا ہے: سر بنانے کے لیے دو یا تین الگ الگ آپریشنز کی ضرورت ہوتی ہے: اسے لگانا ایک ہے۔ ایک خاص کاروبار، پنوں کو سفید کرنا ایک اور ہے… اور پن بنانے کا اہم کاروبار، اس طریقے سے، تقریباً اٹھارہ مختلف کاموں میں تقسیم ہوتا ہے، جو کچھ کارخانوں میں الگ الگ ہاتھوں سے انجام پاتے ہیں، حالانکہ دوسروں میں ایک ہی آدمی کبھی کبھار ان میں سے دو یا تین انجام دیں.

ہمیں اس بات کی پرواہ کیوں کرنی چاہئے کہ پن بنانے میں کتنے لوگ لگتے ہیں، یا اس عمل میں کتنے مراحل ہیں؟ ٹھیک ہے، سمتھ نے یہ پایا ایک عمل بنانے اور انفرادی ماہرین کو اقدامات تفویض کرنے سے، پیداواری صلاحیت میں اضافہ ہوا۔ 24,000% .

18 ویں صدی کی پن فیکٹری کا کام، اور وہ تصویر جس نے ایڈم اسمتھ کو کاروباری عمل کی پہلی تعریف لکھنے کی ترغیب دی۔

5 گنا تیزی سے کام کرنے کے لیے عمل کا استعمال

محنت کی تقسیم کے لیے ایک عمل ضروری ہے کیونکہ یہ کام صرف ایک شخص کے سر میں نہیں ہے۔

مکمل اسٹیک پن انجینئر اس عمل کو لکھنے کے لیے ایک بہترین شخص ہو سکتا ہے، لیکن اسے شروع سے آخر تک اکیلے نہیں چلانا چاہیے — یہ کام 240 گنا زیادہ موثر ہوتا ہے جب اسے پن ماہرین کے درمیان تقسیم کیا جاتا ہے: وہ شخص جو پن کی تاریں کاٹتا ہے۔ سارا دن سولو پن ماسٹر کاریگر سے کم غلط ہے۔ آئیے پنوں کے بارے میں بات کرنا چھوڑ دیں۔

1907 میں سردیوں کی ایک صبح، ہنری فورڈ چارلس ای سورنسن کو لے گئے۔ پیکیٹ ایونیو پلانٹ ، ڈیٹرائٹ میں ایک خالی عمارت جو امریکہ کی پہلی بڑے پیمانے پر تیار کی جانے والی سستی کار کی جائے پیدائش بن جائے گی۔ ہم ایک بالکل نیا کام شروع کرنے جا رہے ہیں جو اس نے پروڈکشن کے سربراہ کو بتایا۔

ڈیٹرائٹ، مشی گن میں پیکیٹ ایونیو پلانٹ۔ دنیا کے سب سے زیادہ بااثر کاروباری عمل کے نفاذ کی سائٹ۔

فورڈ نے ایک نئے عمل کے لیے اپنے خیال کی وضاحت کی۔ ایک کاریگر کے بجائے اکیلے پروڈکٹ بنانے کے، ہر ایک کو 84 سادہ، بار بار کام کرنے کے لیے سکھایا گیا۔ عمل کے لیے اس نئے نقطہ نظر کے ساتھ، فورڈ نے مینوفیکچرنگ کا وقت کم کر دیا۔ ماڈل ٹی 12.5 گھنٹے سے 2.5 گھنٹے تک نیچے۔

یہ نہ صرف فورڈ کے بینک اکاؤنٹ کے لیے ایک فتح تھی، بلکہ یہ اب تک کے سب سے زیادہ انقلابی لمحات میں سے ایک تھا، نہ صرف کاروں یا مینوفیکچرنگ کی تاریخ میں، بلکہ کاروبار کی پوری تاریخ میں۔

تین قسم کے عمل جن کی ہر کاروبار کو ضرورت ہوتی ہے۔

آپ کو وہ پتہ ہے عمل منطقی ہدایات کا ایک مجموعہ ہیں جن پر شروع سے آخر تک عمل کیا جانا ہے۔ لیکن کیا آپ جانتے ہیں کہ تین قسم کے عمل ہوتے ہیں؟ یہ ہیں:

• انتظامی عمل
• آپریشنل عمل
• معاون عمل

انتظامی عمل

انتظامی عمل کسی کام کو شروع سے ختم کرنے پر لیزر پر مرکوز نہیں ہوتے ہیں کیونکہ ان کی توجہ کمپنی کے کاموں کے مستقبل کی منصوبہ بندی اور پیش کرنے پر ہوتی ہے۔

انتظامی عمل کی ایک مثال ایک سی ای او ہو سکتا ہے جو یہ منصوبہ بنا رہا ہو کہ PR لانچ مہم کے لیے مارکیٹنگ ٹیم کے وقت اور توانائی کو کس طرح منظم کرنا ہے۔ عمل کا حصہ وسائل مختص کرے گا، ٹائم فریم کی وضاحت کرے گا اور یہ چیک کرے گا کہ سسٹم اپنی جگہ پر ہیں اور آپٹمائزڈ ہیں۔

آپریشنل عمل

آپریشنل عمل آپ کے بنیادی کاروباری عمل سے متعلق ہیں۔ اگر آپ ٹی شرٹ کمپنی ہیں، تو آپ کے بنیادی آپریشنل عملوں میں سے ایک فون پر آرڈر لے رہا ہے۔ ایک اور بھیجے جانے کے لیے تیار کردہ ٹی شرٹس حاصل کر رہے ہوں گے۔

کنارے پر نئے ٹیب کے صفحے کو کیسے تبدیل کریں۔

جو کچھ بھی آپ کا کاروبار اس کے بنیادی طور پر کرتا ہے، آپ کے کاروبار کو قابل توسیع اور موثر بنانے کے لیے واٹر ٹائٹ عمل ہونے چاہئیں۔

معاون عمل

حیرت انگیز حیرت - معاون عمل انتظام اور آپریشنل عمل کی حمایت کرتے ہیں۔ کمپنی کو سہارا دینے کے لیے ان عملوں پر انحصار کرتا ہے۔ منصوبہ بندی اور کر رہا ہے کاروبار کے حصے. یہ ٹیک سپورٹ، ملازم کی آن بورڈنگ یا انٹرن کی خدمات حاصل کرنے جیسے عمل ہیں۔

اگرچہ یہ وہ کام نہیں ہیں جو کمپنی پیسہ کمانے کے لیے کرتی ہے، لیکن وہ آمدنی کے مرکزی سلسلے کو آسان بناتے ہیں اور اسے بناتے ہیں تاکہ انتظامی عمل کے پاس انتظام کرنے کے لیے کچھ ہو، اور یہ کہ آپریشنل عمل زیادہ سے زیادہ رگڑ سے پاک ہوں۔

ایک عمل کی اناٹومی

جب کسی عمل کو کاغذ پر دستاویز کیا جاتا ہے (یا امید ہے کہ ڈیجیٹل طور پر)، یہ ایک معیاری آپریٹنگ طریقہ کار دستاویز کی شکل میں کیا جاتا ہے۔ اگرچہ وہ اس قسم کی چیزیں نہیں ہیں جنہیں آپ 18 گھنٹے کی پرواز میں پڑھنے کے لیے لیتے ہیں، لیکن وہ عمل کو سمجھنے، تقسیم کرنے، سکھانے اور بہتر بنانے میں بہت آسان بنا دیتے ہیں۔

SOP میں یہ شامل ہو سکتا ہے:

• عنوان، تاریخ، مصنف اور ID کے ساتھ ایک ہیڈر
• ہدایات کی ایک مرحلہ وار فہرست
• ہر کام کو انجام دینے کے لیے ذمہ دار ٹیم یا فرد
• وسائل (سامان، رقم، وقت، معاون ٹیمیں) جن کی صارف کو ضرورت ہوگی۔
• دیگر ایس او پیز کے حوالے

عام طور پر، کاروباری ادارے اور سرکاری ادارے پیچیدہ SOP دستاویزات بنائیں گے۔ کلک کریں۔ یہاں UNICORN کنٹرولڈ سسٹم کے ساتھ کام کرنے والے ملازمین کے لیے جنرل الیکٹرک کی طرف سے بنائے گئے SOPs کے ایک سیٹ کے تعارفی دستاویز کی مثال کے لیے۔ آپ دیکھیں گے کہ کوڈ نمبر اور SOP عہدوں کے ساتھ ساتھ اصطلاحات کی وضاحت کا ایک ٹیبل موجود ہے۔

گاڑی خریدنے کے لیے اصل SOP سے اقتباس حاصل کریں۔ یہاں . ایک بار پھر، یہ بہت مکمل ہے اور اسی طرز کا استعمال کرتا ہے جو بہت سے کاروبار اس بات کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کرتے ہیں کہ SOP واٹر ٹائٹ ہے۔

… لیکن بعض اوقات، ایک ایس او پی اتنا پیچیدہ نہیں ہوگا۔

چھوٹی کمپنیاں ایسے موثر عمل لکھتی ہیں جن سے صرف کام ہو جاتا ہے، اور مصنف اور SOP ID کی ضرورت کم ہوتی ہے، جب وہ SOP سافٹ ویئر کے ساتھ لکھے جاتے ہیں جو اسے دستی طور پر تخلیق کرے گا۔ حوالہ جات کے سیکشن کا بھی یہی حال ہے، جو اب ہائپر لنکس کے ساتھ کیا جاتا ہے۔ ذیل میں پروسیس اسٹریٹ کے ذریعہ تیار کردہ ایک سادہ ایس او پی ہے۔

مسائل کے عمل سے حل ہوتا ہے۔

چیک لسٹ مینی فیسٹو میں - ایک کتاب جس سے ہم بات کرنا بند نہیں کر سکتے کے بارے میں — اتل گاونڈے اس بارے میں بات کر رہے ہیں کہ اس نے جانز ہاپکنز ہسپتال میں حفاظتی عمل کو کیسے نافذ کیا۔

یہ آسان لگ رہا تھا، اور یہ اتنا ٹھنڈا نہیں تھا جتنا کہ ان کے دوسرے خیالات جیسے روبوٹک سرجری۔ لیکن حقیقت میں یہ سب سے موثر ٹول تھا جسے لاگو کیا جا سکتا تھا، اور یہ صرف کاغذ کا ایک ورق تھا۔

چیک لسٹ کے نفاذ کے بعد سروے کیا گیا، ہسپتال کے 78% طبی عملے نے کہا کہ انہوں نے دیکھا کہ چیک لسٹ غلطی کو روک رہی ہے۔ اور، حتمی ثبوت: 93% سرجن چاہیں گے کہ چیک لسٹ ان پر استعمال کی جائے اگر وہ آپریٹنگ تھیٹر میں سرجری سے گزر رہے ہوں۔

یہ عمل ہے:

یہ اگلی مثال زیادہ ٹھوس، تباہ کن ہے۔

سال کے گرم ترین دن کی صبح — 17 جولائی، 1865 — وائٹ مارش ٹاؤن شپ، پنسلوانیا میں زیادہ تر بچوں سے بھری دو ٹرینیں آپس میں ٹکرا گئیں، جس میں تقریباً 60 افراد ہلاک اور 100 سے زیادہ زخمی ہوئے۔

ایک نامعلوم مصور کی 1856 کی دی گریٹ ٹرین کے ملبے کی پینٹنگ

وجہ؟ ویکیپیڈیا کے پاس ہے۔ درج 'انسانی غلطی' کے طور پر۔

ریل گاڑیاں اس سے کہیں زیادہ گاڑیاں کھینچ رہی تھیں جو وہ سنبھال سکتی تھیں، یعنی ڈرائیوروں کو وقتاً فوقتاً انجن کے دباؤ کو دوبارہ حاصل کرنے کے لیے رکنا پڑتا تھا جس کی انہیں جاری رکھنے کی ضرورت تھی۔ اس بے ترتیب رویے کے ساتھ، ٹرین شیڈول کے مطابق نہیں تھی اور اس نے آس پاس کے اسٹیشنوں تک اس کی اطلاع نہیں دی۔

ڈرائیور نے سوچا کہ وہ کھوئے ہوئے وقت کو پورا کر سکتا ہے اور شیڈول کے مطابق رہ سکتا ہے، اس لیے اس نے متبادل ٹریک لیتے ہوئے انجن کو گولی مار دی اور یہ سوچ کر کہ وہ اس سے صاف ہو جائے گا۔ ارامنگو ، ایک اور ٹرین اسی وقت وساہیکون سے نکل رہی ہے۔

ایک اندھے موڑ پر، دونوں ٹرینوں کے بوائلر متاثر ہوئے اور 5 میل دور تک دھماکے کی آواز سنائی دی۔ بوائلرز کے قریب تین بوگیاں پھٹ گئیں اور باقی میں آگ لگ گئی اور پٹری سے اتر گئے۔

لفظ میں درست ثابت کریں۔

اس تباہی کے جواب میں، شمالی پنسلوانیا ریلوے ان کے عمل کو ایڈجسٹ کیا. انہوں نے فیصلہ دیا کہ دو سمتوں میں سفر کرنے والی کوئی دو ٹرینیں ایک ہی ٹریک کا اشتراک نہیں کریں گی، اور قریبی اسٹیشنوں کے ساتھ ٹیلیگرام مواصلات کو لازمی قرار دیا گیا تھا۔

اپنے کاروبار میں عمل کا استعمال

آج کل، کاروبار (عام طور پر) عمل کے بارے میں سوچنے سے پہلے تباہ کن ناکامی کا انتظار نہیں کرتے۔ اگر آپ باضابطہ طور پر عمل کا استعمال نہیں کر رہے ہیں، تو یہ کبھی بھی جلدی نہیں ہوتا۔

اپنے آپ کو ایک مفت پروسیس اسٹریٹ اکاؤنٹ حاصل کریں اور عمل بنانا شروع کریں، اپنے کاروبار کو منظم کریں اور کاموں کو تقسیم کریں۔ جیسا کہ ہم نے دیکھا ہے، عمل 24,000 فیصد تک پیداواری صلاحیت بڑھا سکتے ہیں۔

حاصل کریں۔ بزنس پروسیس مینجمنٹ کے لیے مکمل گائیڈ

کیا آپ کی ٹیم غیر یقینی ذمہ داریوں کی وجہ سے ڈیڈ لائن سے محروم ہے؟

کیا نئے ملازمین جہاز اور تربیت میں بہت زیادہ وقت لے رہے ہیں؟

وہ کمپنیاں جو عمل کو لاگو کرتی ہیں ان کی کامیابی کی شرح 280 فیصد زیادہ ہوتی ہے۔ ان کے منصوبوں پر (95%) بمقابلہ وہ جو نہیں کرتے (25%)۔

اپنی ٹیم کے کام کو منظم کرکے، رکاوٹوں کو دور کرکے، اور ضائع ہونے والے وقت اور کوشش کو ختم کرکے ایک ہفتے سے بھی کم وقت میں اخراجات میں کمی کرنا شروع کریں۔

کتاب میں کیا ہے؟

• ایک عمل کیا ہے؟ باقاعدہ لوگوں کے لیے ایک غیر بورنگ گائیڈ
• کیسے عمل آپ کے کاروبار کو کریش ہونے اور جلنے سے بچاتے ہیں۔
• انحراف کو معمول پر لانے سے آپ کی کمپنی کو کیوں نقصان پہنچ رہا ہے۔
• بزنس پروسیس مینجمنٹ کیا ہے؟ واقعی ایک سادہ تعارف
• کاروباری عمل کا تجزیہ (جبڑے توڑنے والے یاون کے بغیر)
• آپ کو بزنس پروسیس ماڈلنگ کے ساتھ کیوں پریشان ہونا چاہئے۔
• جب آپ صرف کاغذ استعمال کر رہے ہوں تو BPM سافٹ ویئر پر کیسے جائیں۔
• بزنس پروسیس ری انجینئرنگ: اگر آپ کا کاروبار ناکام ہو رہا ہے تو کیا کریں۔
• کیا بزنس پروسیس آؤٹ سورسنگ آپ کے چھوٹے کاروبار کے لیے متعلقہ ہے؟