صرف عمل دستاویزی ٹیمپلیٹس جو آپ کو کبھی درکار ہوں گے۔

اگر آپ پروسیسنگ دستاویزی ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے جدوجہد کر رہے ہیں جو اتنا ہی موثر ہوگا جتنا کہ اسے استعمال کرنا آسان ہے، تو مزید تلاش نہ کریں!

اس پوسٹ میں، میں آپ کو ان تمام مراحل کے بارے میں بتاؤں گا جن کی آپ کو پروسیس ڈاکومنٹیشن ٹیمپلیٹ ڈیزائن کرنے کی ضرورت ہوگی۔

میں آپ کو نوکری کے لیے بہترین ٹولز بھی فراہم کروں گا۔

کیا آپ تیار ہیں؟

میں لفظی دستاویزات کو کیسے جوڑ سکتا ہوں۔

بہترین عمل دستاویزی ٹیمپلیٹس

ذیل میں آپ کو شروع کرنے کے لیے 3 پراسیس دستاویزی ٹیمپلیٹس ملیں گے:

عمل دستاویزی سانچہ

یہ عمومی pocess دستاویزی ٹیمپلیٹ ایک قیمتی ٹول ہے جسے آپ اپنے عمل کی واضح اور جامع دستاویزات بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔

ٹیمپلیٹ عمل کی حدود، مراحل اور دائرہ کار کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتا ہے، جس سے آپ کو مؤثر طریقے سے عمل کی وضاحت کرنے دیتا ہے۔

عمل کے نقشے اور فلو چارٹس جیسی بصری نمائندگی کی مدد سے، عمل کے کاموں کی ترتیب اور ان سے وابستہ ان پٹ اور آؤٹ پٹ کو سمجھنا آسان ہو جاتا ہے۔

HR دستاویزی چیک لسٹ

یہ دستاویزی ورک فلو HR کے اہم عمل کی تعمیل اور موثر انتظام کو یقینی بناتا ہے۔

یہ ضروری HR دستاویزات کو دستاویز کرنے اور ترتیب دینے کے لیے ایک جامع اور منظم انداز پیش کرتا ہے، جس سے HR پیشہ ور افراد کے لیے ضروری معلومات تک رسائی اور اسے برقرار رکھنا آسان ہو جاتا ہے۔

اس ٹیمپلیٹ کے ساتھ، HR ٹیمیں HR کے کلیدی عمل کا خاکہ اور نگرانی کر سکتی ہیں، جیسے کہ بھرتی اور آن بورڈنگ، ملازمین کی کارکردگی کا جائزہ، پالیسی اپ ڈیٹس، اور ریکارڈ کیپنگ۔

ان عملوں کو دستاویزی شکل دے کر، تنظیمیں مستقل مزاجی اور شفافیت کو یقینی بنا سکتی ہیں، غلطیوں یا نگرانی کے خطرے کو کم کر سکتی ہیں۔

چیک لسٹ میں ہر HR عمل کے لیے مخصوص حصے شامل ہوتے ہیں، جو اہم تفصیلات کو ریکارڈ کرنے کے لیے ایک منظم شکل فراہم کرتے ہیں۔

یہ صارفین کو تاریخ، ذمہ دار شخص، اور کوئی ضروری منسلکات یا معاون دستاویزات جیسی اہم معلومات شامل کرنے کا اشارہ کرتا ہے۔

اس سطح کی تفصیل کے ساتھ، HR پیشہ ور درست اور تازہ ترین ریکارڈ کو برقرار رکھ سکتے ہیں، جو قانونی تعمیل، آڈٹ، اور مجموعی HR مینجمنٹ کے لیے ضروری ہو سکتا ہے۔

پراجیکٹ مینجمنٹ دستاویزی چیک لسٹ

یہ ٹیمپلیٹ ان اہم دستاویزات کی ایک جامع فہرست فراہم کرتا ہے جنہیں پراجیکٹ کی زندگی کے دوران تخلیق اور برقرار رکھنے کی ضرورت ہے۔

آؤٹ لک ویو کو ڈیفالٹ 2023 میں کیسے تبدیل کیا جائے۔

اس چیک لسٹ کے ساتھ، پراجیکٹ مینیجر اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ تمام ضروری پراجیکٹ دستاویزات کا حساب کتاب اور مناسب طریقے سے ترتیب دیا گیا ہے۔

اس میں پروجیکٹ کی شروعات، منصوبہ بندی، عمل درآمد، نگرانی اور کنٹرول، اور پروجیکٹ کی بندش کے حصے شامل ہیں۔ ہر سیکشن میں مخصوص دستاویزات کی ایک ذیلی فہرست ہوتی ہے جو منصوبے کے اس مرحلے کے دوران بنائی اور منظم کی جانی چاہئیں۔

چیک لسٹ ہر دستاویز کے لیے وضاحتیں اور وضاحتیں بھی فراہم کرتی ہے، جس سے پروجیکٹ مینیجرز کے لیے ان کے مقصد اور اہمیت کو سمجھنا آسان ہو جاتا ہے۔

یہ خاص طور پر ان لوگوں کے لیے مددگار ثابت ہو سکتا ہے جو پراجیکٹ مینجمنٹ میں نئے ہیں یا ان ٹیموں کے لیے جو اپنے دستاویزات کے طریقوں کو بہتر بنانا چاہتے ہیں۔

عمل دستاویزی ٹیمپلیٹ کیا ہے؟

ایک پروسیس ڈاکیومنٹیشن ٹیمپلیٹ ایک پہلے سے ڈیزائن کردہ گائیڈ ہے جو کسی خاص عمل میں شامل عمل کے مراحل کا خاکہ پیش کرنے والی تفصیلی دستاویز بنانے کے لیے ہے۔

پروسیسنگ دستاویزی ٹیمپلیٹس عام طور پر کسی عمل کے بارے میں معلومات کو کیپچر کرنے اور پیش کرنے کے لیے ایک مستقل فارمیٹ فراہم کرتے ہیں۔

ان کا استعمال مختلف قسم کے عمل کی دستاویزات بنانے کے لیے کیا جا سکتا ہے، جیسے:

• معیاری آپریٹنگ طریقہ کار (SOPs)
• کام کی ہدایات
• نقشے پر عمل کریں۔
• فلو چارٹس
• چیک لسٹ

عمل دستاویزی ٹیمپلیٹ کا استعمال آپ کو اس بات کو یقینی بنانے کی اجازت دے گا کہ اہم تفصیلات کو نظر انداز نہیں کیا جائے گا اور یہ کہ دستاویز پوری ٹیم کے لیے آسانی سے قابل فہم ہے۔

یہ عمل کو دستاویزی بنانے، تجزیہ کرنے اور بہتر بنانے کے لیے معیاری طریقہ فراہم کرکے عمل کی کارکردگی اور تاثیر کو بھی بہتر بنا سکتا ہے۔

آپ کو عمل دستاویزات کے سانچے کی ضرورت کیوں ہے؟

آپ کو ایک کی ضرورت کی کئی وجوہات ہیں۔ عمل دستاویزات سانچے. مختصر طور پر، وہ کریں گے:

1. کے لیے ایک مستقل فارمیٹ فراہم کریں۔ دستاویزی عمل
2. آپ کی ٹیم کے لیے پیش کردہ معلومات کو سمجھنا آسان بناتا ہے۔
3. ایسا ڈھانچہ فراہم کر کے وقت اور محنت کی بچت کریں جو آپ کو عمل پر توجہ دینے دیتا ہے۔
4. عمل کے بارے میں اہم معلومات پہنچانے کے لیے ایک بہترین مواصلاتی ٹول بنیں۔
5. نئے ملازمین کے لیے اور موجودہ عملے کو ریفریشر ٹریننگ فراہم کرنے کے لیے استعمال کیا جائے۔
6. کسی عمل میں بہتری کے شعبوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کریں۔

دوسرے لفظوں میں، ایک عمل دستاویزی ٹیمپلیٹ آپ کی زندگی کو آسان اور آپ کے کام کو مزید منظم بنائے گا۔

پروسیسنگ دستاویزات کے سانچے کی مثالیں۔

وہاں ہے مختلف ٹیمپلیٹ کاروباری عمل کے دستاویزات بنانے کے لیے دستیاب اقسام۔ آپ کو بہترین نتائج کے لیے متعدد کو منتخب کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ لیکن بالآخر، یہ آپ کے کاروبار اور اس کے سائز پر منحصر ہوگا۔

یہاں کچھ مثالیں ہیں:

سٹینڈرڈ آپریٹنگ پروسیجر (SOP) ٹیمپلیٹ

یہ ٹیمپلیٹ بڑے پیمانے پر کمپنیاں پروسیس دستاویزات اور کاروباری عمل بنانے کے لیے استعمال کرتی ہیں۔

اس میں عام طور پر سیکشنز شامل ہوتے ہیں:

• پروسیسنگ ان پٹس
• پروسیس آؤٹ پٹس
• ذمہ داریاں
• طریقہ کار
• حوالہ جات

فلو چارٹ ٹیمپلیٹ

فلو چارٹ کسی عمل یا ورک فلو کی تصویری نمائندگی ہے۔

یہ اس میں شامل اقدامات، فیصلے کے نکات، اور معلومات کے بہاؤ کو دکھاتا ہے۔ آپ کسی عمل کی بصری نمائندگی بنانے کے لیے فلو چارٹ ٹیمپلیٹ استعمال کر سکتے ہیں۔

چیک لسٹ ٹیمپلیٹ

چیک لسٹ ایک سادہ ٹول ہے جو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے کہ کسی عمل میں تمام ضروری اقدامات کی پیروی کی جاتی ہے۔

آپ کاموں، اقدامات، یا ضروریات کی فہرست بنا سکتے ہیں جنہیں مکمل کرنے کی ضرورت ہے۔

آؤٹ لک ویو کو ڈیفالٹ میں تبدیل کرنا

سوئملین ڈایاگرام ٹیمپلیٹ

اس قسم کا فلو چارٹ کسی عمل میں شامل مختلف ٹیموں یا افراد کے درمیان تعاملات کو ظاہر کرتا ہے۔

یہ مختلف اسٹیک ہولڈرز کے درمیان ہینڈ آف، ذمہ داریوں، اور مواصلاتی چینلز کا تصور کرتا ہے۔

پروسیس میپنگ ٹیمپلیٹ

عمل کا نقشہ معلومات اور سرگرمیوں کے بہاؤ کو ظاہر کرتا ہے۔ کسی عمل میں بہتری کے شعبوں، رکاوٹوں اور ناکاریوں کی نشاندہی کرنے کے لیے اس کا استعمال کریں۔

کاروباری عمل کی دستاویزی ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے اقدامات

چونکہ ہر کاروبار منفرد ہوتا ہے اور مختلف طریقوں سے کام کرتا ہے، اس لیے پروسیس ڈاکومنٹیشن ٹیمپلیٹ بنانے کا کوئی ایک طریقہ نہیں ہے۔

مرحلہ 1: مقصد کا تعین کریں۔

سب سے پہلے، ٹیمپلیٹ کے مقصد کی شناخت کریں۔

دماغی طوفان کے سیشن اس بات کا تعین کرنے کے لیے یہاں مفید ہیں کہ آپ کو کس قسم کی پراسیس دستاویزات بنانے کی ضرورت ہے اور آپ کو اس میں کون سی معلومات شامل کرنی چاہیے۔

مثال کے طور پر، اگر آپ SOP ٹیمپلیٹ بنا رہے ہیں، تو آپ کو اس کے لیے حصے شامل کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے:

• مقصد
• دائرہ کار
• ذمہ داریاں
• طریقہ کار

مرحلہ 2: ساخت کی وضاحت کریں۔

ایک بار جب آپ مقصد کی نشاندہی کر لیں، ٹیمپلیٹ کی ساخت کی وضاحت کریں۔

اس میں مختلف حصوں اور ذیلی حصوں کا خاکہ بنانا، اس ترتیب کا تعین کرنا جس میں وہ ظاہر ہوں گے، اور ہر سیکشن کے لیے درکار تفصیل کی سطح پر فیصلہ کرنا شامل ہو سکتا ہے۔

مرحلہ 3: ٹیمپلیٹ ڈیزائن کریں۔

اگلا، ٹیمپلیٹ کو ڈیزائن کریں.

آپ مائیکروسافٹ ورڈ یا Google Docs، یا ایک خصوصی عمل دستاویزی ٹول استعمال کر سکتے ہیں۔ ٹیمپلیٹ کو پڑھنے میں آسان اور بصری طور پر دلکش بنانے کے لیے فونٹس، رنگ، اور فارمیٹنگ کا استعمال کریں۔

مرحلہ 4: پلیس ہولڈرز شامل کریں۔

کسی بھی معلومات کے لیے پلیس ہولڈرز شامل کریں جو دستاویز کیے جانے والے عمل کے لیے مخصوص ہو گی۔

مثال کے طور پر، اگر آپ SOP ٹیمپلیٹ بنا رہے ہیں، تو آپ کو عمل کے نام، ذمہ دار شخص، اور اس میں شامل اقدامات کے لیے پلیس ہولڈرز کو شامل کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

مرحلہ 5: ٹیمپلیٹ کی جانچ کریں۔

ٹیمپلیٹ کے ڈیزائن ہونے کے بعد، اس بات کو یقینی بنانے کے لیے اس کی جانچ کریں کہ یہ فعال اور صارف دوست ہے۔

کسی ایسے شخص کو رکھنے پر غور کریں جو عمل کی دستاویزات سے ناواقف ہے ٹیمپلیٹ کا جائزہ لیں اور رائے دیں۔

مرحلہ 6: ٹیمپلیٹ پر نظر ثانی کریں۔

آپ کو موصول ہونے والے تاثرات کی بنیاد پر، اس کے استعمال اور تاثیر کو بہتر بنانے کے لیے ضرورت کے مطابق ٹیمپلیٹ پر نظر ثانی کریں۔

مرحلہ 7: ٹیمپلیٹ تقسیم کریں۔

آخر میں، ٹیمپلیٹ کو ان لوگوں میں تقسیم کریں جو اسے دستاویزی عمل کے لیے استعمال کریں گے۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ٹیمپلیٹ کا صحیح استعمال کیا گیا ہے، ضرورت کے مطابق تربیت یا مدد فراہم کریں۔

پروسیسنگ دستاویزات ٹیمپلیٹ سافٹ ویئر

پروسیس اسٹریٹ

ایک مضبوط اور کثیر مقصدی پلیٹ فارم، Process Street ایک پروسیس مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہے جو آپ کو پروسیس بنانے، ٹریک کرنے اور ان کا نظم کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

یہ کلاؤڈ بیسڈ ٹول ٹیمپلیٹس اور خصوصیات کی ایک وسیع رینج پیش کرتا ہے، بشمول چیک لسٹ، ورک فلو، اور دوسرے سافٹ ویئر کے ساتھ انضمام۔

مائیکروسافٹ ورڈ

معروف اور محبت کرنے والے مائیکروسافٹ ورڈ ایک ورڈ پروسیسنگ سافٹ ویئر ہے جسے آپ پروسیس ڈاکومنٹیشن ٹیمپلیٹس بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔

MS Word آپ کو فارمیٹنگ کے بہت سے اختیارات فراہم کرتا ہے اور زیادہ تر صارفین کے لیے قابل رسائی ہے۔

آؤٹ لک میں تھیم کو کیسے تبدیل کیا جائے۔

گوگل کے دستاویزات

اچھے پرانے کو کم نہ سمجھیں۔ گوگل کے دستاویزات !

مفت ہونے کے باوجود، یہ کئی مفید خصوصیات کے ساتھ آتا ہے، جیسے ریئل ٹائم، ایک سے زیادہ صارف تعاون۔

یہ مائیکروسافٹ ورڈ جیسی بہت سی خصوصیات پیش کرتا ہے اور انٹرنیٹ کنکشن والے کسی بھی ڈیوائس سے اس تک رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔

پروسیسنگ دستاویزات کے سانچوں کا ہونا ضروری ہے!

ابھی تک، آپ کو شاید پروسیس ڈاکومنٹیشن ٹیمپلیٹس کی اچھی سمجھ ہو گی اور آپ کو ان کی ضرورت کیوں ہے۔

لیکن اس بات کا اعادہ کرنے کے لیے، کسی بھی کاروبار کے لیے ایک پراسیس دستاویزی ٹیمپلیٹ ضروری ہے۔ یہ آپ کی ٹیم کے لیے ایک رہنما کے طور پر کام کرے گا اور آپ کی پوری کمپنی میں کارکردگی کو زیادہ سے زیادہ آسان بنا دے گا۔

بس اپنے پروسیس مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو سمجھداری سے منتخب کرنا یاد رکھیں!