اولیور پیٹرسن 6 جولائی 2022 بزنس آپریشنز ڈیٹا اکٹھا کیے بغیر مسلسل بہتری ایسا ہے جیسے نشانات یا نقشے کے بغیر کراس کنٹری چلانا۔
ڈیٹا اکٹھا کرنا بہتری لانے کے لیے بہت ضروری ہے کیونکہ اس کے بغیر شروع ہونے والی کسی بھی مسئلے کا کوئی حقیقی ثبوت نہیں ہے۔
آپ بہتری کیوں کر رہے ہیں؟ کیا یہ واقعی کوئی مسئلہ ہے، یا کیا آپ اس لمحے مایوسی سے بگڑے ہوئے ہیں؟
ہاں، آپ کی مایوسی آپ کو اس بات کا اشارہ دے سکتی ہے کہ اصل مسئلہ کیا ہے، لیکن صرف اپنے جذبات پر بھروسہ کرنے سے آپ کو طویل مدت میں درست نتائج نہیں ملیں گے۔
اسی جگہ ڈیٹا اکٹھا کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔ ہماری تجزیات کی خصوصیت کا استعمال کسی بھی عمل کی موجودہ حالت کی ایک معروضی، غیر جانبدارانہ تصویر پینٹ کرنے اور ممکنہ علاقوں کو اجاگر کرنے میں مدد کرنے کے لیے کیا جا سکتا ہے جن پر بہتری لائی جا سکتی ہے۔
تو، آئیے عمل کی اصلاح کے لیے اپنے 5 مسلسل بہتری کے مراحل پر چل کر شروع کریں:
- مرحلہ 1: بہتر کرنے کے عمل کی شناخت کریں۔
- مرحلہ 2: افادیت کا اندازہ کریں اور بہتری کا تعین کریں۔
- مرحلہ 3: عمل میں بہتری کو نافذ کریں۔
- مرحلہ 4: اپ ڈیٹ شدہ عمل کی جانچ اور ٹریک کریں۔
- مرحلہ 5: آٹومیشن کے ساتھ عمل کو بہتر بنائیں
مرحلہ 1: بہتر کرنے کے عمل کی شناخت کریں۔
کوئی بھی عمل کامل نہیں ہوتا، لیکن کچھ ایسے ہوتے ہیں جو آپ کو مستقل طور پر مسائل کا باعث بنتے ہیں۔ یہیں سے آپ کو شروع کرنا چاہئے۔
اس عمل کو نوٹ کریں جو اکثر آپ اور آپ کی ٹیم کا وقت اور وسائل ضائع کرتا ہے۔
پھر آپ کو مندرجہ ذیل سوالات کا جواب دے کر اس عمل کو پوری طرح سمجھنا ہوگا۔
- عمل کا مقصد کیا ہے؟
- یہ کب شروع اور ختم ہوتا ہے؟
- عمل کے اندر انفرادی سرگرمیاں کیا ہیں؟
- کون سے محکمے/ملازمین ملوث ہیں؟
- مراحل کے درمیان کون سی معلومات کی جاتی ہے؟
ان سوالات کے جوابات کو ان تمام عناصر کو اجاگر کرنے میں مدد ملنی چاہیے جو اس عمل کو تشکیل دیتے ہیں اور یہ واضح کرتے ہیں کہ اس کو بہتر بنانے کے لیے کس طرح بہترین طریقہ اختیار کیا جائے، اس مخصوص اہداف کے ساتھ شروع کرتے ہوئے جن تک یہ عمل حاصل کرنے کی کوشش کر رہا ہے۔
آپ کو اپنے عمل کو کیوں دستاویز کرنا چاہئے۔
اس سے پہلے کہ ہم آگے بڑھیں، اپنے آپ سے پوچھنا ضروری ہے: میرے عمل کی دستاویزات کتنی اچھی ہیں؟
آپ کو معلوم ہو سکتا ہے کہ کن پراسیسز کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے، لیکن جب تک آپ کے پاس عمل کی واضح دستاویزات نہ ہوں، مسلسل بہتری بنیادی طور پر ناممکن ہے۔
بُک مارکس مائیکروسافٹ ایج
مسلسل بہتری صرف اس صورت میں کام کرتی ہے جب آپ یہ دیکھ سکیں کہ کوئی چیز پہلے کیسے کام کر رہی تھی، اور اس کا موازنہ آپ کی طرف سے کی گئی تبدیلیوں سے کریں۔ واضح طور پر لکھے جانے کے بعد، قابل رسائی عمل دستاویزات مسلسل بہتری کی سہولت فراہم کرنے کا بہترین طریقہ ہے۔
مرحلہ 2: افادیت کا اندازہ کریں اور بہتری کا تعین کریں۔
اب جب کہ آپ نے اپنا عمل طے کر لیا ہے، اب وقت آگیا ہے کہ اس کی تاثیر کا جائزہ لیں اور یہ طے کریں کہ کون سی بہتری سب سے زیادہ بہتر ہوگی۔
عمل کی طاقتوں اور کمزوریوں کو ریکارڈ کرکے شروع کریں۔ اس سے آپ کو یہ سمجھنے میں مدد ملے گی کہ کیا کام کر رہا ہے اور کیا نہیں، اور کہاں بہتری لائی جا سکتی ہے۔
آپ محسوس کر سکتے ہیں کہ حتمی مقصد کو پورا کرنے کے لیے کچھ کام بالکل بھی ضروری نہیں ہیں۔ اگر آپ اس میں بھاگتے ہیں تو، ان میں سے کچھ کاموں کو مضبوط کرنے پر غور کریں، یا ان سے بالکل چھٹکارا حاصل کریں۔ یہ ہمیشہ بہتر ہے کہ ایک ایسا عمل ہو جو اختصار اور نقطہ پر ہو نہ کہ کسی ایسے عمل کے جو کہ جس چیز کو حاصل کرنے کی کوشش کر رہا ہے اس میں حد سے زیادہ پیچیدہ یا الجھن کا شکار ہو۔
مرحلہ 3: عمل میں بہتری کو نافذ کریں۔
اگر آپ کے پاس اپنا عمل اچھی طرح سے دستاویزی ہے، یا ابھی تک بہتر ہے، آپ ایک پراسیس مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کر رہے ہیں، یہ کام اتنا ہی آسان ہونا چاہیے جتنا آپ کے عمل میں قدم بہ قدم چلنا اور تبدیلیاں کرنا۔
مسلسل بہتری کے لیے ایک بہترین عمل یہ ہے کہ جب بھی آپ تبدیلیاں کریں تو کسی عمل کے نئے ورژن کو دہرانا ہے۔ یہ چیزوں کو ٹوٹنے سے روکنے میں مدد کرتا ہے اور کسی عمل کے مختلف ورژنز کے درمیان ڈیٹا کو ٹریک کرنا اور اس کا موازنہ کرنا آسان بناتا ہے، تاکہ آپ درست طریقے سے تعین کر سکیں کہ آیا تبدیلیاں واقعی بہتری ہیں یا نہیں۔
ایک اور ٹِپ یہ ہے کہ آپ ہر اعادہ میں کی جانے والی کسی بھی تبدیلی کا ایک سادہ لاگ رکھیں، تاکہ علم کا اشتراک کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا آسان ہو کہ ہر کوئی سمجھے کہ کون سی تبدیلیاں، کس کی طرف سے اور کب کی گئیں۔
مرحلہ 4: اپ ڈیٹ شدہ عمل کی جانچ اور ٹریک کریں۔
جانچ اہم ہے، یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ نے کچھ نہیں توڑا ہے۔ عمل کے ذریعے چلائیں، مثالی طور پر حقیقی دنیا کے حالات کے قریب جتنا آپ کر سکتے ہیں، اور یقینی بنائیں کہ ہر چیز توقع کے مطابق کام کر رہی ہے۔
عمل کے حتمی مقصد پر غور کریں - کیا یہ اب بھی حاصل کیا جا رہا ہے؟
ایک بار جب آپ یہ ثابت کر لیتے ہیں کہ عمل میں بہتری کام کر رہی ہے، آپ کسی بھی تبدیلی کی کامیابی کا اندازہ لگانے کے لیے ڈیٹا اکٹھا کرنا شروع کر سکتے ہیں۔
عمل سٹریٹ تجزیات کا استعمال کرتے ہوئے
آپ کے عمل، آپ کی ٹیم، یا کلائنٹس کی کارکردگی کو دیکھنے کے قابل ہونا یہ سمجھنے کے لیے اہم ہے کہ آپ نے جو تبدیلیاں کی ہیں وہ درحقیقت زیادہ موثر ہیں یا نہیں۔
کام کی پیشرفت اور فعال/مکمل ورک فلو رن جیسی معلومات آپ کو رکاوٹوں کا پتہ لگانے اور اس بات کا احساس دلانے میں مدد کر سکتی ہیں کہ آپ کی ٹیم تبدیلیوں کا کیا جواب دے رہی ہے۔
Process Street کی تجزیاتی خصوصیت کے بارے میں مزید جاننے کے لیے یہاں کلک کریں۔
مرحلہ 5: آٹومیشن کے ساتھ عمل کو بہتر بنائیں
اس مقام پر، آپ بنیادی طور پر کر چکے ہیں۔ آپ نے بہتری کی نشاندہی کی ہے اور ان کو نافذ کیا ہے، اور آپ کو کامیابی کا اندازہ لگانے کے لیے وقت کے ساتھ ساتھ ان تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کے قابل ہونا چاہیے۔
لیکن اگر آپ اضافی میل طے کرنا چاہتے ہیں اور اپنے ورک فلو مینجمنٹ سوفٹ ویئر سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانا چاہتے ہیں، تو یہ وقت ہے کہ غور کریں کہ کون سے کام (اگر کوئی ہیں) خودکار ہوسکتے ہیں۔
سب سے پہلے - صرف اسے راستے سے ہٹانے کے لیے - اگر آپ کاغذ استعمال کر رہے ہیں، تو آپ کو یقینی طور پر کارکردگی کے فوائد نظر آئیں گے اگر آپ ڈیجیٹل پراسیس مینجمنٹ پر سوئچ کرتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ورڈ جواب کیوں نہیں دے رہا ہے۔
آپ کے باقی لوگوں کے لیے، اگر آپ ایپس کے درمیان ڈیٹا منتقل کر رہے ہیں (مثال کے طور پر ڈراپ باکس فائلز کو دستی طور پر Google Drive میں شامل کرنا)، تو آپ کو یہ دیکھنا چاہیے کہ آیا آپ ہماری مقامی آٹومیشنز میں سے کسی کے ساتھ دستی کاموں کو ختم کر سکتے ہیں۔
یہ Zapier، Power Automate، اور کو چیک کرنے کے قابل بھی ہے۔ Make.com کیونکہ وہاں ایک ٹن آٹومیشن دستیاب ہیں۔
آپ نے ہمارے 5 مسلسل بہتری کے اقدامات کے بارے میں کیا سوچا؟ کیا آپ کے پاس کوئی ایسی تجاویز ہیں جو ہم نے چھوڑ دی ہوں؟ ہمیں ذیل میں تبصرے میں بتائیں!
