مائیکروسافٹ ٹیمز آج ٹیموں کے لیے ایک ضروری ٹول ہے۔ لیکن، صارفین اس سے بہت زیادہ ای میلز حاصل کر سکتے ہیں۔ اگر آپ اسے روکنے کا راستہ تلاش کر رہے ہیں، تو آپ صحیح جگہ پر ہیں۔ ہم Microsoft ٹیموں سے ای میلز کو روکنے کے طریقے دیکھیں گے۔
شیئرپوائنٹ آفس 365 میں بھرنے کے قابل فارم کیسے بنایا جائے۔
ایک طریقہ یہ ہے کہ مائیکروسافٹ ٹیمز میں اپنی اطلاعات کی ترتیبات کو حسب ضرورت بنائیں۔ آپ منتخب کر سکتے ہیں کہ کون سی ای میلز موصول کرنی ہیں۔ آپ اپ ڈیٹس کے روزانہ یا ہفتہ وار خلاصے بھی حاصل کر سکتے ہیں۔
آپ چینل کی اطلاعات کا نظم بھی کر سکتے ہیں۔ آپ ایسے چینلز کو منتخب کر سکتے ہیں جو آپ کے کام سے متعلق ہوں اور ان کی اطلاع کی ترتیبات کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ یہ ناپسندیدہ ای میلز کو کم کرتا ہے۔
اس کے علاوہ، آپ ڈو ناٹ ڈسٹرب فیچر استعمال کر سکتے ہیں۔ آپ اوقات مقرر کر سکتے ہیں جب آپ اطلاعات حاصل نہیں کرنا چاہتے۔ اس سے آپ کو توجہ مرکوز کرنے اور کام اور زندگی کا بہتر توازن حاصل کرنے میں مدد ملتی ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیمیں ایک ورچوئل میٹنگ پلیٹ فارم کے طور پر مقبول ہوئیں۔ صارفین کو اس سے بہت زیادہ ای میلز موصول ہوئیں۔ مائیکروسافٹ نے اس کو تسلیم کیا اور صارفین کو اپنے تجربے کے مطابق کرنے کے لیے خصوصیات اور ترتیبات متعارف کروائیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں کی ای میل اطلاعات کو سمجھنا
بہت زیادہ ای میلز؟ مائیکروسافٹ ٹیمیں مجرم ہے! دوبارہ کنٹرول حاصل کرنے کے لیے، آپ کو یہ سمجھنا چاہیے کہ اطلاعات کیسے کام کرتی ہیں اور ان کا نظم کیسے کریں۔
پہلے سے طے شدہ طور پر، مائیکروسافٹ ٹیمیں نئے پیغامات، تذکرے، جوابات، مشترکہ فائلیں، اور ملاقات کے دعوت نامے جیسی سرگرمیوں کے لیے ای میل اطلاعات بھیجتا ہے۔ لیکن یہ آسانی سے زیادہ ہجوم والے ان باکس کا باعث بن سکتے ہیں، پیداواری صلاحیت میں خلل ڈالتے ہیں۔
آمد کو روکنے کے لیے، آپ کے پاس کئی اختیارات ہیں۔ پہلے، ایپ کے اندر اپنی اطلاع کی ترتیبات کو حسب ضرورت بنائیں۔ ترتیبات کے مینو پر جائیں اور اطلاعات کو منتخب کریں۔ پھر منتخب کریں کہ کون سے مخصوص اعمال یا واقعات ای میلز کو متحرک کرتے ہیں۔ اپنی ترجیحات کو اس کے مطابق بنائیں جو سب سے زیادہ متعلقہ ہے۔
دوسرا، ٹیم یا چینل کی سطح پر اطلاع کی ترتیبات کو ایڈجسٹ کریں۔ کسی ٹیم یا چینل پر دائیں کلک کریں اور چینل کی اطلاعات کو منتخب کریں۔ یہ آپ کو ای میل اطلاعات پر مزید کنٹرول فراہم کرتا ہے۔
متبادل طور پر، اگر آپ باخبر رہنا چاہتے ہیں لیکن ای میل کے اوورلوڈ سے بچنا چاہتے ہیں، تو اطلاع کے متبادل طریقے استعمال کریں۔ ای میل اطلاعات کو بند کریں، اور ایپ چیٹ یا موبائل پش اطلاعات پر انحصار کریں۔
جان کی تجربہ ایک عظیم مثال ہے. اسے متعدد ٹیموں اور چینلز کی ای میلز کے ذریعے مسلسل روکا گیا۔ حسب ضرورت کے اختیارات کے بارے میں جاننے کے بعد، اس نے اپنی ترجیحات کے مطابق بنایا۔ اسے صرف فوری پیغامات اور تذکروں کے لیے ای میلز موصول ہوئیں، اور دیگر اپ ڈیٹس کے لیے ان ایپ چیٹ اطلاعات پر انحصار کیا۔ اس کی پیداواری صلاحیت میں بہتری آئی اور اس نے اہم مواصلات کو کھوئے بغیر توجہ دوبارہ حاصل کی۔
اپنے ان باکس کا چارج لیں! چند موافقت کے ساتھ، بنائیں مائیکروسافٹ ٹیمیں آپ کے لیے بہتر کام کریں۔
آپ مائیکروسافٹ ٹیموں کو ای میلز بھیجنے سے کیوں روکنا چاہتے ہیں۔
Microsoft ٹیموں کو ای میلز بھیجنے سے روکنا چاہتے ہیں؟ یہاں کئی وجوہات ہیں کیوں:
- ای میل اوورلوڈ کو کم کریں۔ . بہت زیادہ ای میلز بہت زیادہ ہو سکتی ہیں۔ لہذا، ای میل اطلاعات کو بند کرنے سے آپ کو ٹیمز ایپ میں پیغامات پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
- بہتر تنظیم . ای میلز اکثر جوابات اور اپ ڈیٹس کے ساتھ آتی ہیں۔ یہ بات چیت کی پیروی کرنا مشکل بنا سکتا ہے۔ ای میلز کو غیر فعال کرنے سے تمام مواصلات کو ایک جگہ پر رکھنے میں مدد ملتی ہے۔
- بہتر پیداوری . بہت زیادہ اطلاعات خلل ڈال سکتی ہیں۔ ای میلز کو بند کرنے سے کام کا مرکز بنانے میں مدد ملتی ہے۔ یہ آپ کو کاموں پر توجہ مرکوز کرنے اور انہیں زیادہ تیزی سے انجام دینے کے قابل بناتا ہے۔
- بہتر رازداری . ای میلز کو غیر فعال کرنے سے، حساس معلومات ایپ کے اندر رہتی ہیں۔ یہ حادثاتی لیک یا غیر مجاز رسائی کے خطرے کو کم کرتا ہے۔
- آسان مواصلاتی چینلز . ڈپلیکیٹ ای میلز الجھن کا باعث بن سکتی ہیں۔ ای میلز کو بند کرنے سے ہر کسی کو ٹیموں پر مکمل انحصار کرنے کی ترغیب ملتی ہے۔
- حسب ضرورت لچک . کوئی ای میل اطلاعات کا مطلب ہے کہ آپ منتخب کر سکتے ہیں کہ آپ ٹیم کمیونیکیشن کو کس طرح استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ پش اطلاعات، وقف شدہ چیک انز - آپ فیصلہ کریں۔
اور یاد رکھیں – ای میلز کو بند کرنے کا مطلب یہ نہیں ہے کہ اہم انتباہات سے محروم ہو جائیں۔ مائیکروسافٹ ٹیمیں باخبر رہنے کے متبادل طریقے پیش کرتی ہیں، جیسے کہ سرگرمی فیڈز اور @ ذکر۔
پرو ٹپ: باخبر رہنے اور ای میل اوورلوڈ سے بچنے کے درمیان صحیح توازن قائم کرنے کے لیے ٹیموں میں اپنی اطلاع کی ترتیبات کا جائزہ لیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں کو ای میلز بھیجنے سے کیسے روکا جائے۔
مائیکروسافٹ ٹیمز ایک بہترین تعاون کا آلہ ہے، لیکن یہ آپ کے ان باکس کو ای میلز سے بھر سکتا ہے۔ اپنی اطلاعات پر دوبارہ کنٹرول حاصل کرنے کے لیے، ان اقدامات پر عمل کریں:
- Microsoft Teams ڈیسک ٹاپ ایپ کھولیں۔
- اوپر دائیں کونے میں اپنی پروفائل تصویر پر کلک کریں۔
- ڈراپ ڈاؤن مینو سے ترتیبات کو منتخب کریں۔
- اطلاعات کے ٹیب پر جائیں۔
- مائیکروسافٹ ٹیموں سے ای میلز وصول کرنے کے آپشن کو ٹوگل کریں۔
- تصدیق کے لیے اپلائی کریں یا محفوظ کریں پر کلک کریں۔
ایسا کرنے سے، آپ Microsoft ٹیموں کی ناپسندیدہ ای میلز کو روک دیں گے۔
نیز، ٹیمیں نوٹیفکیشن کی بہت سی ترتیبات پیش کرتی ہیں تاکہ آپ اپنے تجربے کو حسب ضرورت بنا سکیں۔ آپ صرف ذکر کے لیے اطلاعات موصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں یا کچھ سرگرمیوں کو ترجیح دے سکتے ہیں۔ ان ترتیبات کو ایڈجسٹ کرنے سے آپ کو باخبر رہنے اور ای میل کے زیادہ بوجھ سے بچنے میں توازن پیدا کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
پرو ٹپ: اپنی اطلاع کی ترتیبات کا باقاعدگی سے جائزہ لینا اور ایڈجسٹ کرنا یاد رکھیں۔ انہیں اپ ٹو ڈیٹ رکھنے سے مائیکروسافٹ ٹیموں کو بغیر کسی خلفشار کے آپ کی پیداواری صلاحیت کو بڑھانے میں مدد ملے گی۔
اب آپ کے پاس مائیکروسافٹ ٹیموں سے غیر ضروری ای میلز کو ختم کرنے کا علم ہے اور آپ کے پاس مواصلات کا بہتر تجربہ ہے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں کی اطلاعات کے انتظام کے لیے اضافی تجاویز
پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے اور خلفشار سے بچنے کے لیے مائیکروسافٹ ٹیموں میں اطلاعات کا نظم کرنا ضروری ہے۔ آپ کی اطلاعات کا نظم کرنے کے لیے کچھ اضافی تجاویز یہ ہیں:
- اپنی ترتیبات کو حسب ضرورت بنائیں: اہم پیغامات اور واقعات حاصل کرنے کے لیے حسب ضرورت اطلاعات سے فائدہ اٹھائیں۔ چینلز، مطلوبہ الفاظ، اور تذکروں کا انتخاب کرکے غیر ضروری اطلاعات کو فلٹر کریں۔
- فوکس ٹائم: جب آپ کو بلاتعطل ارتکاز کی ضرورت ہو تو اطلاعات کو عارضی طور پر خاموش کرنے کے لیے فوکس ٹائم فیچر کا استعمال کریں۔ ضروری کاموں پر کام کرتے ہوئے کوئی پنگ یا پاپ اپ آپ کو پریشان نہیں کرے گا۔
- خاموشی کے اوقات مقرر کریں: مخصوص اوقات میں غیر فوری اطلاعات کو دبانے کے لیے ایپ یا ڈیسک ٹاپ کے اندر خاموشی کے اوقات ترتیب دیں۔ یہ آپ کو بغیر کسی رکاوٹ کے ذاتی سرگرمیاں کرنے دیتا ہے۔
آپ کی اطلاعات کو کنٹرول کرنے سے نہ صرف پیداواری صلاحیت میں اضافہ ہوتا ہے بلکہ صحت مند کام اور زندگی میں توازن پیدا کرنے میں بھی مدد ملتی ہے۔ نوٹیفکیشن کا انتظام برن آؤٹ کو روکتا ہے اور آپ کو بامعنی کام پر توجہ دینے دیتا ہے۔ اپنی ترجیحات کے مطابق ترتیبات کا جائزہ لیں اور حسب ضرورت بنائیں۔ اپنے فوکس ٹائم کو ضائع کیے بغیر منسلک رہنے کے لیے ذاتی نوعیت کی اطلاعات کا استعمال کریں۔ ان تجاویز پر عمل کر کے ورک فلو مینجمنٹ کو بہتر بنائیں!
نتیجہ
- Microsoft ٹیموں کو ای میلز بھیجنے سے روکنے کے لیے، پہلے ایپ میں سائن ان کریں۔
- پھر اوپر دائیں کونے میں اپنی پروفائل تصویر پر کلک کریں۔
- ڈراپ ڈاؤن سے ترتیبات کا انتخاب کریں۔
- اطلاعات کے ٹیب پر جائیں۔
اطلاعات کے ٹیب کے تحت، آپ ای میل کی ترجیحات کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ ای میلز حاصل کرنے سے روکنے کے لیے، ای میل آپشن کو ٹوگل کریں۔ تمام اطلاعات ٹیمز ایپ میں ہوں گی۔
آپ مخصوص واقعات/سرگرمیوں کو بھی منتخب کر سکتے ہیں جن کے لیے آپ ای میل الرٹس چاہیں گے۔ یہ آپ کو بہت زیادہ ای میل کے بغیر مطلع کرتا رہتا ہے۔
پرو ٹپ: اپنی اطلاع کی ترتیبات کو اکثر تبدیل کریں۔ مائیکروسافٹ ٹیمز میں ای میل اطلاعات کو حسب ضرورت بنانا پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے اور ان باکس کی بے ترتیبی کو کم کرتا ہے۔
