مائیکروسافٹ ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر کیسے بنایا جائے۔

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر بنانا منظم رہنے کا ایک مددگار اور مؤثر طریقہ ہے۔ یہ آسان ہے - صرف چند آسان اقدامات! اسے ترتیب دینے کا طریقہ یہاں ہے:

1. ٹیمیں کھولیں اور اس ٹیم یا چینل پر جائیں جس میں آپ کیلنڈر چاہتے ہیں۔
2. اوپر والے ٹیب بار میں + آئیکن پر کلک کریں، پھر پلانر کو منتخب کریں۔ یہ ایک نیا پلانر ٹیب بناتا ہے۔
3. ٹیب پر کلک کریں، پھر اپنے مشترکہ کیلنڈر کے لیے نیا منصوبہ بنانے کے لیے نیا منصوبہ منتخب کریں۔ اسے ٹیم کیلنڈر جیسا نام دیں اور کوئی بھی تفصیلات شامل کریں۔
4. پلان کے نام کے آگے تھری ڈاٹ مینو آئیکن پر کلک کریں اور ٹاسک شامل کریں کو منتخب کریں۔ تاریخ، وقت، مقام اور تفصیل جیسی معلومات پُر کریں۔ اگر ضرورت ہو تو ٹیم کے ارکان کو کام تفویض کریں۔
5. لوگوں کو مائیکروسافٹ ٹیمز ایپ ڈاؤن لوڈ اور استعمال کرنے کی ترغیب دیں۔ پھر وہ اپنے کمپیوٹر سے دور رہتے ہوئے بھی مشترکہ کیلنڈر تک رسائی اور اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں ایک مشترکہ کیلنڈر ہر کسی کو کاموں کو شیڈول کرنے کے لیے ایک مرکزی پلیٹ فارم فراہم کرتا ہے۔ ریئل ٹائم اپڈیٹس کا مطلب ہے کہ ہر کسی کو اہم واقعات سے آگاہ کیا جاتا ہے۔ یہ تعاون کی حوصلہ افزائی کرتا ہے اور ہر ایک کو لوپ میں رکھتا ہے۔

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر کے فوائد کو سمجھنا

مائیکروسافٹ ٹیموں کا مشترکہ کیلنڈر مل کر کام کرنے والی ٹیموں کے لیے گیم چینجر ہے۔ یہ ہم آہنگی کو فروغ دیتا ہے، تیز تر کام کی منصوبہ بندی کو فعال کرتا ہے۔ یہ سب کو ایک جیسی معلومات تک رسائی دے کر مواصلت میں مدد کرتا ہے۔ یہ سب کو ایک ہی صفحہ پر رکھتا ہے، تنازعات کو کم کرتا ہے اور پیداواری صلاحیت کو بہتر بناتا ہے۔

کیلنڈر میٹنگز، ایونٹس اور ڈیڈ لائنز کو منظم کرنے میں بھی آسان بناتا ہے۔ اس کے علاوہ، یہ متعدد ٹیموں کو اپنے کیلنڈرز کا اشتراک کرنے کی اجازت دے کر کراس ٹیم کے تعاون کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ کاموں اور نظام الاوقات کو منظم کرنا اس کی فراہم کردہ بصری نمائندگی کے ساتھ ایک ہوا کا جھونکا ہے۔ یہاں تک کہ یہ اضافی خصوصیات بھی پیش کرتا ہے جیسے یاد دہانی اور حسب ضرورت رسائی کی سطح۔

آؤٹ لک اور شیئرپوائنٹ کے ساتھ انضمام اسے اور بھی طاقتور ٹول بناتا ہے۔ مائیکروسافٹ ٹیموں کا مشترکہ کیلنڈر ورک فلو اور تعاون کو ہموار کرنے کی ضرورت سے پیدا ہوا تھا۔ تب سے یہ کامیاب ٹیم ورک کے لیے ایک لازمی ذریعہ بن گیا ہے۔

مرحلہ 1: Microsoft ٹیموں میں کیلنڈر کی خصوصیت تک رسائی حاصل کرنا

مائیکروسافٹ ٹیمز میں کیلنڈر کی خصوصیت تک رسائی پلیٹ فارم کی باہمی تعاون اور تنظیمی صلاحیتوں کو مؤثر طریقے سے استعمال کرنے کے لیے ایک اہم قدم ہے۔

یہاں ایک ہے قدم بہ قدم گائیڈ Microsoft ٹیموں میں کیلنڈر کی خصوصیت تک رسائی حاصل کرنے کے لیے:

1. مائیکروسافٹ ٹیمیں کھولیں: مائیکروسافٹ ٹیمز ایپلیکیشن اپنے آلے پر شروع کریں۔
2. کیلنڈر پر جائیں: بائیں سائڈبار میں، کیلنڈر آئیکن پر کلک کریں۔ یہ Microsoft ٹیموں کے اندر کیلنڈر کی خصوصیت کو کھول دے گا۔
3. کیلنڈر دریافت کریں: اپنے آپ کو کیلنڈر میں دستیاب مختلف آراء اور اختیارات سے آشنا کریں۔ آپ اپنی ضروریات کے مطابق دن، ہفتے، مہینے، اور ایجنڈے کے خیالات کے درمیان سوئچ کر سکتے ہیں۔ مزید برآں، آپ کیلنڈر کے اندر سے نئے ایونٹس بنا سکتے ہیں، میٹنگز کا شیڈول بنا سکتے ہیں اور اپنی ملاقاتوں کا نظم کر سکتے ہیں۔
4. کیلنڈر کی ترتیبات کو حسب ضرورت بنائیں (اختیاری): اگر آپ کی مخصوص ترجیحات یا تقاضے ہیں، تو آپ گیئر آئیکن پر کلک کر کے اور سیٹنگز مینو تک رسائی حاصل کر کے کیلنڈر کی ترتیبات کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ یہاں، آپ کام کے اوقات، ٹائم زون، اور اطلاعات جیسے اختیارات کو ترتیب دے سکتے ہیں۔

یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ مائیکروسافٹ ٹیموں میں کیلنڈر فیچر تک رسائی موثر ٹیم کے تعاون اور شیڈولنگ کے لیے ضروری ہے۔ کیلنڈر کا استعمال کرتے ہوئے، ٹیمیں آسانی سے اپنی سرگرمیوں کو مربوط اور منصوبہ بنا سکتی ہیں، بہتر پیداواری اور تنظیم کو یقینی بناتی ہیں۔

ایک سچی حقیقت: مائیکروسافٹ ٹیمز کو دنیا بھر میں کاروباری اداروں اور تنظیموں نے بڑے پیمانے پر اپنایا ہے، اکتوبر 2021 تک روزانہ 115 ملین سے زیادہ فعال صارفین کے ساتھ .

Microsoft ٹیموں کی جنگلی اور عجیب دنیا کو دریافت کرنے کے لیے تیار ہو جائیں، جہاں مشترکہ کیلنڈر بنانا ایک راز کھولنے کے مترادف ہے – لیکن ڈرامائی موسیقی یا جاسوسی ٹوپی کے بغیر۔

مائیکروسافٹ ٹیموں کے انٹرفیس کو نیویگیٹ کرنا

اپنے میں لاگ ان کریں۔ مائیکروسافٹ ٹیمز اکاؤنٹ جانے کے لیے آپ کے ایک منظم ڈیش بورڈ کے ساتھ ملاقات کی جائے گی۔ چینلز، چیٹس اور ٹولز . انٹرفیس کے بائیں طرف ایک سائڈبار ہے جس میں آپشنز ہیں۔ کیلنڈر، فائلیں، ایپس اور کالز . اسکرین کے اوپری حصے میں ایک سرچ بار ہے جو ٹیموں یا چینلز کو تیزی سے تلاش کرنے میں مدد کرتا ہے۔ آپ کی طرح کی ترتیبات کو اپنی مرضی کے مطابق کر سکتے ہیں تھیم کے رنگ اور سائڈبار شبیہیں . تیز نیویگیشن کے لیے شارٹ کٹس بھی ہیں، جیسے Ctrl+Shift+M کیلنڈر تک رسائی کے لیے۔

بہترین نیویگیشن کے لیے:

1. اہم ٹیموں اور چینلز کو پن کریں۔
2. پیغامات اور تذکروں پر اپ ڈیٹس کے لیے اطلاعات کا استعمال کریں۔
3. جاری گفتگو کے لیے چیٹ ٹیبز کا استعمال کریں۔
4. فائل شیئرنگ اور دستاویز کو کو ایڈیٹنگ کا استعمال کریں۔

یہ نکات زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے میں مدد کرتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ٹیمیں بہتر پیداوری اور تعاون کے لیے۔

کیلنڈر ٹیب کا پتہ لگانا اور اس تک رسائی حاصل کرنا

1. مین ٹیمز انٹرفیس پر جائیں اور بائیں طرف کی سائڈبار کو چیک کریں۔
2. اس وقت تک سکرول کریں جب تک کہ آپ کیلنڈر کے آپشن کو تلاش نہ کریں۔
3. اس تک رسائی کے لیے کیلنڈر ٹیب پر کلک کریں۔
4. کیلنڈر کے صفحہ پر، آپ اپنے شیڈول کو دیکھ اور ان کا نظم کر سکتے ہیں، ایونٹس بنا سکتے ہیں، اور ٹیم کے اراکین کو مدعو کر سکتے ہیں۔

اگر آپ اس خصوصیت سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانا چاہتے ہیں، تو یہاں کچھ تجاویز ہیں:

• اپنے ذاتی کیلنڈر کو ہم آہنگ کریں۔ تمام ملاقاتوں کو ایک جگہ پر رکھنے کے لیے ٹیمز کیلنڈر کو آؤٹ لک یا گوگل کیلنڈر کے ساتھ مربوط کریں۔
• اطلاع کی ترتیبات کو حسب ضرورت بنائیں۔ بہت زیادہ الرٹس کے بغیر اپ ڈیٹ رہنے کے لیے ایونٹ کی یاد دہانیوں یا تبدیلیوں کے لیے اپنی ترجیحات کو ایڈجسٹ کریں۔
• اشتراک کے اختیارات استعمال کریں۔ نظام الاوقات کو مربوط کرنے اور تنازعات سے بچنے کے لیے ٹیم کے اراکین یا مخصوص لوگوں کے ساتھ اپنے کیلنڈر کا اشتراک کریں۔

ان تجاویز پر عمل کرکے، آپ مائیکروسافٹ ٹیمز کے کیلنڈر کی خصوصیت کو مؤثر طریقے سے استعمال کرسکتے ہیں، تعاون کو ہموار کرسکتے ہیں، اور پیداواری صلاحیت کو بڑھا سکتے ہیں۔

مرحلہ 2: Microsoft ٹیموں میں ایک نیا مشترکہ کیلنڈر بنانا

مائیکروسافٹ ٹیموں میں ایک نیا مشترکہ کیلنڈر بنانا ایک آسان کام ہے۔ 3 قدمی عمل .

1. سب سے پہلے، ٹیمز ایپ میں کیلنڈر ٹیب پر جائیں۔
2. پھر، کیلنڈر کے صفحے کے اوپری دائیں کونے میں نئی ​​میٹنگ کے بٹن پر کلک کریں۔
3. آخر میں، ضروری تفصیلات پُر کریں جیسے میٹنگ کا عنوان، شروع اور اختتام کا وقت، اور ٹیم کے مطلوبہ اراکین کو مدعو کریں۔

ان اقدامات پر عمل کر کے، آپ Microsoft ٹیموں میں باآسانی ایک مشترکہ کیلنڈر بنا سکتے ہیں اور اپنی ٹیم کے شیڈول کو مؤثر طریقے سے منظم کر سکتے ہیں۔

لفظ پر تصور کا نقشہ کیسے بنایا جائے۔

پرو ٹپ: اس بات کو یقینی بنائیں کہ مشترکہ کیلنڈر میں کسی بھی تبدیلی کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کریں اور اس سے رابطہ کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سبھی ایک ہی صفحہ پر ہیں۔

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر کے ساتھ، آپ کے پاس اپنی ٹیم کے اہم ایونٹس کو دوبارہ بھولنے کا عذر کبھی نہیں ہوگا۔ ٹھیک ہے، جب تک کہ آپ آسانی سے انہیں پہلی جگہ شامل کرنا نہ بھولیں۔

کیلنڈر کو اپنی ٹیمز ورک اسپیس میں شامل کرنا

اپنی ٹیمز ورک اسپیس میں کیلنڈر شامل کرنے کے لیے، صرف یہ 3 آسان اقدامات کریں:

1. Microsoft ٹیمیں کھولیں اور بائیں سائڈبار پر جائیں۔
2. ٹیم کے نام کے آگے بیضوی (…) پر کلک کریں۔
3. ڈراپ ڈاؤن مینو سے ایک ٹیب شامل کریں کو منتخب کریں۔ پھر پلانر، ایکسل، ویب سائٹ یا شیئرپوائنٹ چنیں۔ آخر میں، تفصیلات درج کریں اور محفوظ کریں۔

آپ اپنے مشترکہ کیلنڈر کے لیے ترتیبات کو بھی حسب ضرورت بنا سکتے ہیں۔ آپ فیصلہ کرتے ہیں کہ کون ایونٹس کو دیکھ سکتا ہے یا ان میں ترمیم کر سکتا ہے، تاکہ آپ ٹیم کے اراکین کے ساتھ آسانی سے تعاون کر سکیں۔ ہر فرد کے کردار کی بنیاد پر رسائی دیں۔

ٹیموں میں اپنے مشترکہ کیلنڈر سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے، یہاں کچھ تجاویز ہیں:

1. کیلنڈر کو درست معلومات کے ساتھ اپ ٹو ڈیٹ رکھیں، تاکہ ہر کوئی مطابقت پذیر ہو۔
2. ایونٹس یا پروجیکٹس کی درجہ بندی کرنے کے لیے کلر کوڈنگ کا استعمال کریں، تاکہ اسے سمجھنا آسان ہو۔
3. اطلاعات مرتب کریں، تاکہ کوئی بھی اہم ڈیڈ لائن سے محروم نہ رہے۔
4. ٹیم کے اراکین سے اپنے کاموں یا سنگ میلوں کو مشترکہ کیلنڈر پر لاگ ان کرنے کو کہیں۔

ان تجاویز پر عمل کر کے، آپ Microsoft ٹیموں کو زیادہ مؤثر طریقے سے استعمال کر سکتے ہیں اور اپنے مشترکہ کیلنڈر کو بہتر طریقے سے منظم کر سکتے ہیں۔

مشترکہ کیلنڈر کا نام دینا اور ترتیبات کو ایڈجسٹ کرنا

جب مائیکروسافٹ ٹیموں کے مشترکہ کیلنڈر کے لیے نام دینے اور سیٹنگز کو ایڈجسٹ کرنے کی بات آتی ہے، تو اس پر عمل کرنے کے لیے کچھ اقدامات ہوتے ہیں۔ آپ کی مدد کرنے کے لیے یہاں ایک گائیڈ ہے۔

1. نام دینا: کیلنڈر a دیں۔ وضاحتی نام یہ واضح ہے. نامعلوم مخففات یا عام ناموں کا استعمال نہ کریں جو الجھن کا سبب بن سکتے ہیں۔
2. ترتیبات: نام کے انتخاب کے بعد، ترتیبات کو اپنی مرضی کے مطابق بنائیں . مرئیت، اجازتوں اور اطلاع کی ترجیحات کو دیکھیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ کیلنڈر ٹیم کے تمام ممبران کو نظر آتا ہے جنہیں رسائی کی ضرورت ہے۔
3. اشتراک کی اجازتیں: اشتراک کی اجازتوں کا جائزہ لیں۔ . فیصلہ کریں کہ کون ترمیم کرسکتا ہے اور کون صرف دیکھ سکتا ہے۔ کیلنڈر کو نجی رکھنے اور ناپسندیدہ تبدیلیوں کو روکنے کے لیے ترتیبات کو ایڈجسٹ کریں۔

یاد رکھیں کہ مائیکروسافٹ ٹیمز ٹیموں کے اندر کیلنڈرز کے انتظام کے لیے جدید خصوصیات پیش کرتی ہے۔ اپنے مشترکہ کیلنڈر سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے ان خصوصیات کو دریافت کریں۔

پرو ٹپ: پروجیکٹ کی پیشرفت کو ظاہر کرنے کے لیے ضرورت پڑنے پر کیلنڈر کا نام تبدیل کریں۔ یہ ٹیم کو منسلک اور باخبر رکھتا ہے۔

مرحلہ 3: مشترکہ کیلنڈر میں ٹیم کے اراکین کو مدعو کرنا

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر میں ٹیم کے اراکین کو مدعو کرنا

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر میں ٹیم کے اراکین کو مدعو کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:

1. مائیکروسافٹ ٹیمز ایپلیکیشن کھولیں اور کیلنڈر ٹیب پر جائیں۔
2. مشترکہ کیلنڈر پر نیا ایونٹ بنانے کے لیے مطلوبہ تاریخ اور وقت پر کلک کریں۔
3. ایونٹ کی تفصیلات کے صفحہ میں، حاضرین کو مدعو کریں آپشن پر کلک کریں۔
4. ٹیم کے ممبران کے نام یا ای میل ایڈریس درج کریں جنہیں آپ مدعو کرنا چاہتے ہیں۔
5. منتخب ٹیم کے ارکان کو دعوت نامہ بھیجنے کے لیے بھیجیں بٹن پر کلک کریں۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہموار تعاون کے تجربے کے لیے ٹیم کے تمام اراکین کے پاس مشترکہ کیلنڈر تک رسائی کے لیے ضروری اجازتیں ہیں۔

مزید برآں، مشترکہ کیلنڈر میں کسی بھی اپ ڈیٹ یا تبدیلی کو فوری طور پر بتانا ضروری ہے تاکہ سب کو باخبر رکھا جا سکے اور ایک ہی صفحہ پر۔

سچی کہانی: سارہ، ایک پروجیکٹ مینیجر، کو اپنی ٹیم کی ڈیڈ لائنز اور کاموں کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے کے لیے Microsoft ٹیموں میں ایک مشترکہ کیلنڈر بنانے کی ضرورت تھی۔ ٹیم کے اراکین کو کیلنڈر میں مدعو کرنے اور اسے باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کرنے سے، سارہ اس بات کو یقینی بنانے میں کامیاب رہی کہ تمام اراکین اپنی ذمہ داریوں سے آگاہ ہیں اور اس کے مطابق اپنے کام کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں۔ اس ہموار طریقہ کار کے نتیجے میں ٹیم کے اندر پیداواری صلاحیت اور بہتر ہم آہنگی پیدا ہوئی۔

اپنے کیلنڈر میں ممبروں کو شامل کرنے کی پریشانی سے کیوں گزریں جب آپ انہیں صرف اپنی افراتفری کی زندگی میں مدعو کر سکتے ہیں؟

اراکین کو کیلنڈر میں شامل کرنا

بہت پہلے، جسمانی منصوبہ سازوں اور کاغذی نظام الاوقات کا راج تھا۔ مشترکہ کیلنڈر میں اراکین کو شامل کرنا مشکل تھا - جسمانی کاپیاں اور دستی تقسیم کو اپ ڈیٹ کرنا۔ لیکن، تکنیکی ترقی نے اسے آسان بنا دیا۔ اب، چند کلکس کے ساتھ، ٹیم کے ارکان کو مدعو کیا جا سکتا ہے۔ شیڈولنگ کو نمایاں طور پر آسان کیا گیا ہے! یہاں طریقہ ہے:

1. مشترکہ کیلنڈر پر جائیں۔
2. نئے اراکین کو مدعو کرنے کا اختیار تلاش کریں۔
3. ای میل پتے درج کریں۔
4. رسائی کی سطح کی وضاحت کریں - واقعات دیکھیں یا ان میں ترمیم کریں۔
5. دعوت نامے بھیجیں اور ان کے قبول ہونے کا انتظار کریں۔

کیلنڈر میں اراکین کو شامل کرنے سے، تعاون کو فروغ ملتا ہے۔ ہر کوئی اہم واقعات اور آخری تاریخ دیکھ سکتا ہے!

ممبر کی اجازت اور مرئیت کو ایڈجسٹ کرنا

ٹیم کے اراکین کی رسائی اور مرئیت کو ترتیب دینے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:

1. مشترکہ کیلنڈر کی ترتیبات داخل کرنے کے لیے گیئر آئیکن یا اختیارات کے مینو پر کلک کریں۔
2. ممبرز یا ٹیم ٹیب کو تلاش کریں۔
3. رسائی والے لوگوں کی فہرست تلاش کریں۔
4. ایڈجسٹ کرنے کے لیے ایک ممبر کا انتخاب کریں۔
5. صرف ویو، ایڈٹ رسائی، یا مکمل کنٹرول کے ساتھ ساتھ عوامی یا نجی مرئیت کی سطح جیسے اختیارات کے ساتھ ڈراپ ڈاؤن کھولنے کے لیے ان کے نام پر کلک کریں۔

یہ یقینی بنانا ہے کہ ہر ایک کو ان کے کردار کے مطابق رسائی کے صحیح حقوق حاصل ہوں اور حساس معلومات کو محفوظ رکھا جائے۔

اس کے علاوہ، اپنی ٹیم کو اپنی کسی بھی تبدیلی کے بارے میں بتائیں۔ یہ شفافیت کو یقینی بنانے اور الجھن سے بچنے کے لیے ہے۔

میرے پرانے کام کی جگہ پر، ہمارا مشترکہ کیلنڈر تھا۔ ہمارے مینیجر نے اس پر توجہ دیے بغیر اپنی اجازت کی ترتیبات کو تبدیل کر دیا۔ وہ ٹیم کے دوسرے ممبران کے اندراجات نہیں دیکھ سکا۔ اس کی وجہ سے کافی الجھنیں ہوئیں اور کچھ اہم ملاقاتیں چھوٹ گئیں۔

ایک ٹیم کے ساتھی نے بحث کے دوران اس مسئلے کو دیکھا اور ہمارے مینیجر کو بتایا۔ ہم نے اسے اپنے آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کی مدد سے ٹھیک کیا۔ ہم نے سیکھا کہ ممبر کی اجازتوں اور مرئیت کو باقاعدگی سے چیک کرنا اور ایڈجسٹ کرنا ضروری ہے۔

مرحلہ 4: مشترکہ کیلنڈر کا انتظام اور اپ ڈیٹ کرنا

مائیکروسافٹ ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر کا نظم و نسق اور اپ ڈیٹ کرنا ایک ٹیم کے اندر موثر تعاون اور شیڈولنگ کو یقینی بنانے کے لیے ایک اہم کام ہے۔ بغیر کسی رکاوٹ کے مشترکہ کیلنڈر کا نظم کرنے اور اسے اپ ڈیٹ کرنے کے لیے، ان اقدامات پر عمل کریں:

1. Microsoft Teams ایپ تک رسائی حاصل کریں اور کیلنڈر ٹیب پر جائیں۔
2. وہ مشترکہ کیلنڈر منتخب کریں جسے آپ منظم اور اپ ڈیٹ کرنا چاہتے ہیں۔
3. مطلوبہ ٹائم سلاٹ پر کلک کرکے اور متعلقہ تفصیلات درج کرکے ایونٹس شامل کریں یا ان میں ترمیم کریں۔
4. ٹیم کے اراکین کو ایونٹس میں مدعو کریں مطلوبہ حاضرین شامل کریں کا اختیار منتخب کرکے اور ان کے ای میل پتے درج کریں۔
5. ایونٹ پر کلک کرکے اور مناسب یاد دہانی کا اختیار منتخب کرکے آنے والے واقعات کے لیے یاد دہانیاں ترتیب دیں۔
6. موجودہ واقعات کو اپ ڈیٹ کرنے یا ان میں تبدیلیاں کرنے کے لیے، ایونٹ کو منتخب کریں اور ضروری معلومات میں ترمیم کریں۔

ان اقدامات پر عمل کر کے، آپ مشترکہ کیلنڈر کو مؤثر طریقے سے منظم اور اپ ٹو ڈیٹ رکھ سکتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ٹیم کے تمام اراکین اہم واقعات اور آخری تاریخوں کے بارے میں باخبر رہیں۔

یاد رکھیں، ایک اچھی طرح سے برقرار رکھنے والا مشترکہ کیلنڈر آپ کی ٹیم کے اندر تعاون اور پیداواری صلاحیت کو بڑھا سکتا ہے۔

پرو ٹِپ: مشترکہ کیلنڈر میں ویژولائزیشن اور تنظیم کو بہتر بنانے کے لیے ایونٹ کے مختلف زمروں یا پروجیکٹ کے مراحل کے لیے کلر کوڈنگ کا استعمال کریں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں ایک مشترکہ کیلنڈر: کیونکہ میٹنگز میں کمی کے لیے ہر کسی کے بہانے پر نظر رکھنا ایک فن ہے۔

واقعات اور تقرریوں کو شامل کرنا

1. مشترکہ کیلنڈر کھولیں۔ نامزد پلیٹ فارم یا ایپلیکیشن میں لاگ ان کریں۔ یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس صحیح اجازتیں ہیں۔
2. تاریخ اور وقت پر کلک کریں۔ اپنے پروگرام یا ملاقات کے لیے مخصوص تاریخ اور وقت منتخب کریں۔ یہ ایک فارم لاتا ہے جہاں آپ تفصیلات درج کرتے ہیں۔
3. ایونٹ کی معلومات درج کریں۔ عنوان، مقام، دورانیہ، اور کوئی اضافی نوٹ درج کریں۔ اگر ضرورت ہو تو یاد دہانیاں یا اطلاعات مرتب کریں۔

محفوظ کرنے یا تصدیق کرنے سے پہلے معلومات کو دوبارہ چیک کرنا یقینی بنائیں۔ نیز، الجھن سے بچنے کے لیے ضرورت کے مطابق مشترکہ کیلنڈر کا جائزہ لیں اور اسے اپ ڈیٹ کریں۔

پرو ٹِپ: تنازعات کو روکنے کے لیے صارفین کو اپنے ذاتی کیلنڈرز کو مشترکہ کیلنڈر کے ساتھ باقاعدگی سے ہم آہنگ کرنے دیں۔

کیلنڈر کے اندراجات میں ترمیم یا حذف کرنا

1. مشترکہ کیلنڈر تک رسائی: ترجیحی کیلنڈر ایپلیکیشن لانچ کریں یا ویب براؤزر کے ذریعے اس تک رسائی حاصل کریں۔
2. اندراج کا پتہ لگائیں: وہ مخصوص اندراج تلاش کریں جس میں آپ ترمیم یا حذف کرنا چاہتے ہیں۔ ایونٹ کا عنوان، تاریخ اور وقت تلاش کریں۔
3. ترمیم/حذف کریں: اس پر کلک کریں اور تبدیلیاں کریں یا حذف کرنے کے لیے اسے منتخب کریں۔ ترمیم کی تصدیق کے لیے محفوظ کریں یا اپ ڈیٹ کریں بٹن تلاش کریں۔
4. اگر ضروری ہو تو دوسرے صارفین کے ساتھ ان کے نظام الاوقات کو متاثر کرنے والی تبدیلیاں کرنے سے پہلے ان سے بات کرنا نہ بھولیں۔
5. وقت کا انتظام کلیدی ہے جب بات منظم مشترکہ کیلنڈر کی ہو۔ درست اپ ڈیٹس الجھن کو روکتی ہیں اور سب کو ٹریک پر رکھتی ہیں۔

حقیقت: کی طرف سے ایک مطالعہ ریڈیکیٹی گروپ 2019 میں ظاہر ہوا کہ وہاں تھے۔ دنیا بھر میں 2.5 بلین ای میل صارفین .

نتیجہ

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر بنانا تعاون کرنے اور منظم رہنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ سیٹ اپ کرنے کے لیے کچھ آسان اقدامات پر عمل کریں۔

1. ٹیمز ایپ کھولیں اور چینل پر جائیں یا چیٹ کریں۔
2. '+' آئیکن پر کلک کریں اور کیلنڈر کو منتخب کریں۔
3. اسے ایک معنی خیز نام دیں اور محفوظ کریں پر کلک کریں۔
4. ترجیحی تاریخ اور وقت پر کلک کر کے واقعات شامل کریں۔
5. تفصیلات کی وضاحت کریں جیسے عنوان، مقام، مدت، نوٹس، اور یاد دہانیاں .
6. دوسروں کو کیلنڈر دیکھنے یا اس میں ترمیم کرنے کے لیے مدعو کریں۔
7. تین نقطوں پر کلک کریں اور مینیج ممبرز کو منتخب کریں۔
8. ای میل پتے درج کریں اور اجازتیں تفویض کریں۔
9. اب مشترکہ کیلنڈر پر تعاون کریں!

شامل کیا گیا ہر شخص ایونٹس کو دیکھ سکے گا اور تبدیلیاں کر سکے گا۔ تمام اپ ڈیٹس ریئل ٹائم میں ظاہر ہوں گی۔

تصور کریں کہ ایک مارکیٹنگ ٹیم اپنے مشترکہ کیلنڈر کا استعمال کرتے ہوئے میٹنگز، مواد کی تخلیق، اور مہم کے سنگ میلوں کے لیے اپنے نظام الاوقات کو سیدھ میں لے رہی ہے۔ یہ ہموار ہم آہنگی کو یقینی بناتا ہے اور تنازعات سے بچتا ہے۔ مشترکہ کیلنڈر کی طاقت کا فائدہ اٹھاتے ہوئے، وہ آخری تاریخ کو پورا کر سکتے ہیں اور بہترین نتائج فراہم کر سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈرز کو استعمال کرنے کے لیے تجاویز اور بہترین طریقے

Microsoft ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر ٹیموں کے درمیان پیداواری صلاحیت اور تعاون کو بڑھا سکتے ہیں۔ اس خصوصیت سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے ان تجاویز اور بہترین طریقوں کو آزمائیں:

1. درست اجازتیں دے کر یقینی بنائیں کہ ٹیم میں موجود ہر شخص کو مشترکہ کیلنڈر تک رسائی حاصل ہے۔ یہ ہر کسی کو اہم واقعات اور آخری تاریخوں کے ساتھ تازہ ترین رکھتا ہے۔
2. کیلنڈر پر ایونٹس کو لیبل کریں اور ان کی درجہ بندی کریں، تاکہ ٹیم کے اراکین میٹنگز، ڈیڈ لائنز اور سنگ میل کے درمیان فرق آسانی سے دیکھ سکیں۔
3. تبدیلیوں اور اضافے کے ساتھ مشترکہ کیلنڈر کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کریں۔ یہ الجھن سے بچتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ سب ایک ہی صفحے پر ہیں۔
4. اور بھی بہتر انضمام کے لیے دیگر ایپس اور ٹولز کو مشترکہ کیلنڈر سے مربوط کریں۔ اس میں ٹاسک مینجمنٹ ٹولز، پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر، یا بیرونی کیلنڈرز شامل ہو سکتے ہیں۔

Microsoft ٹیمیں مزید خصوصیات اور ترتیبات فراہم کرتی ہیں جو مشترکہ کیلنڈرز کو بہتر کرتی ہیں۔ نئی اپ ڈیٹس سے باخبر رہیں اور اپنی ٹیم سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھانے کے لیے ان خصوصیات کو دریافت کریں۔

سارہ ایک ایسا صارف ہے جس نے ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈرز کے ساتھ کامیابی حاصل کی۔ اس سے پہلے اس کو ڈیڈ لائن ختم ہونے اور متضاد میٹنگوں میں پریشانی ہو رہی تھی، لیکن ٹیموں میں مشترکہ کیلنڈر سسٹم قائم کرنے کے بعد، اس کی ٹیم اپنے شیڈولنگ کو ہموار کرنے اور کوآرڈینیشن کو بہتر بنانے میں کامیاب رہی۔ اب، سارہ کی ٹیم کبھی بھی آخری تاریخ نہیں چھوڑتی ہے اور وہ ایک دوسرے کی دستیابی کو آسانی سے دیکھ سکتے ہیں۔ مشترکہ کیلنڈرز نے بہتر کے لیے اپنے ورک فلو کو مکمل طور پر تبدیل کر دیا ہے۔